5 mejores prácticas para compartir archivos de forma segura

Las empresas tienden a prosperar con el intercambio oportuno de información o datos. Es importante que los equipos de una organización tengan acceso a la información que necesitan para realizar sus tareas de manera eficiente y conveniente. Y es por eso que compartir archivos es muy importante para cualquier negocio.

Afortunadamente, el avance tecnológico ha facilitado el intercambio de archivos. Sin embargo, a medida que avanza la tecnología, también aumentan las personas malintencionadas para aprovechar las vulnerabilidades de los sistemas. La falta de prácticas seguras para compartir archivos puede provocar fácilmente la fuga o el robo de datos confidenciales que pueden causar mucho daño a una organización. Además, renunciar a las prácticas de seguridad en el intercambio de archivos hace que el sistema sea vulnerable a ataques como los ataques de intermediarios o la instalación de software malicioso.

Aquí hay 5 mejores prácticas para compartir archivos de forma segura que puede adoptar para su organización: 

1. Hacer uso de VPN

Con la creciente tendencia del trabajo flexible, los empleados ya no se limitan a trabajar en la oficina. Sin embargo, esto viene con el mayor uso de redes públicas inseguras cuando los empleados deciden trabajar desde lugares públicos. Si bien no puede controlar dónde deciden trabajar sus trabajadores remotos, puede sensibilizarlos sobre la necesidad de conectarse a dichas redes a través de una VPN. Una VPN crea un túnel seguro para que pasen los datos cuando se transfieren a Internet. Hace que sea difícil para los piratas acceder a lo que se está transfiriendo. Además, una VPN es útil cuando es necesario enviar videos grandes o cualquier otro archivo grande. Una VPN, como NordVPN, etc. puede ocultar el tamaño del archivo a su proveedor de servicios de Internet, lo que permite enviarlos de forma segura.

2. Invierta en una solución para compartir archivos

Una solución para compartir archivos permite que una plataforma segura almacene archivos de forma segura y hace posible acceder a estos archivos desde cualquier lugar. Por supuesto, esto elimina la necesidad de compartir archivos de un lado a otro. Puede establecer permisos para las personas que pueden acceder a estos archivos. La mejor parte es que usted tiene control sobre estos permisos y se le notificará de cualquier actividad del usuario. Esto facilita el control de la cantidad de personas que pueden acceder y realizar cambios en los archivos. Además, la información permanece encriptada, añadiéndole una capa de seguridad.

3. Limite el uso de USB

Los USB son muy populares cuando se trata de enviar archivos grandes de un lugar a otro. Sin embargo, los USB solo son seguros si no los pierde. Piénsalo, ¿cuántos USB te has encontrado en tu vecindario? Así de fácil es perder uno. Lo desafortunado es que no tienes idea de dónde aterrizará el USB si se pierde. Y si una persona malintencionada lo obtiene, puede obtener acceso a toda la información o datos.

4. Cree contraseñas seguras

Hemos hablado sobre el uso de una solución para compartir archivos que le permite usar la protección con contraseña. La verdad es que no puede contar con sus datos seguros si está utilizando contraseñas simples que son fáciles de adivinar. Debe dificultar el acceso de personas no autorizadas a sus archivos mediante el uso de contraseñas seguras. Puede usar una combinación de números, símbolos, mayúsculas y minúsculas; hágalo lo suficientemente largo para mayor seguridad. Además, use la autenticación multifactor para asegurarse de que solo las personas adecuadas accedan a los archivos. Además, use algo que solo posea el usuario, como un mensaje de texto a su teléfono móvil, etc.

5. Entrene a su equipo en el intercambio seguro de archivos

Con horarios ocupados y la presión abrumadora de entregar, puede ser fácil pasar por alto las prácticas para compartir archivos de forma segura. Sin embargo, tales errores pueden ser costosos. Para asegurarse de que tales eventos nunca sucedan, debe educar a su equipo sobre el uso compartido seguro de archivos. Permítales tener una comprensión clara de los riesgos involucrados si la información es mal manejada. Puede clasificar los datos que se manejan en su organización y explicar los niveles de seguridad que necesita cada clase.

Además, debe asegurarse de que todo el equipo esté bien capacitado para usar la solución de intercambio de archivos adoptada. Si no lo hace, sus empleados recurrirán a confiar en su propio conocimiento, que a veces puede no alinearse con la política de uso compartido seguro de archivos de la organización.

Conclusión

Es asombroso analizar: cuántos datos pasa una organización entre equipos, clientes, proveedores y otras partes interesadas en un solo día. Si lo piensa, el daño que puede surgir del mal manejo de tales cantidades de datos es difícil de comprender. Por lo tanto, compartir archivos de forma segura es un aspecto del negocio que debe manejarse con la responsabilidad que merece.

Biografía del autor: este artículo es una contribución de Natasha Totic . Es especialista en marketing digital para NH Global Partners y se destaca en el diseño original y específico de estrategias innovadoras que han ayudado a muchos emprendedores a establecer su presencia en línea y construir su marca.