Estructura y tipos de organización

El término estructura se refiere a la gestión de partes e interrelaciones entre actividades y personas. Por lo tanto, la estructura organizativa es un elemento del puesto de trabajo que proporciona la base sobre la cual los gerentes y empleados no gerenciales realizan sus trabajos asignados. Es el rol que se les asigna y la relación de autoridad entre varios cargos. Es el marco dentro del cual se realizan las tareas administrativas y operativas. 

Es el resultado del proceso de organización en el que la alta dirección crea la estructura de una organización, y esta estructura se denomina estructura formal. La idea es asegurar un flujo fluido de comunicación y un control efectivo sobre la organización. Proporciona un marco en el que los empleados pueden realizar sus respectivas tareas de manera eficiente. Está muy influenciado por el alcance de la gestión, lo que significa la cantidad de subordinados que el superior puede administrar de manera efectiva. Por lo tanto, cada gerente debe considerar el alcance de la gestión al crear la estructura de la organización.

Definición

La organización es una relación estructural por la cual una empresa está unida y el marco en el que se coordina el esfuerzo individual.

                                  – Koontz y O’Donnell

Necesidad y beneficio de la estructura de la organización

La necesidad de crear una estructura organizativa surge cuando el negocio crece más allá de un límite mínimo determinado. En caso de que la organización esté a cargo de un solo hombre, entonces no hay necesidad de una estructura de organización porque todas las actividades las realiza el propietario mismo. Pero cuando la organización crece, se vuelve difícil coordinar las actividades de los diferentes miembros. En este caso, se necesita la estructura de la organización.

 Beneficios de la estructura de la organización

La estructura de la organización ayuda en el funcionamiento eficiente de una organización. Hay tantas ventajas de la estructura de la organización:

• Asigna autoridad y responsabilidad.
• Establece el patrón de comunicación y coordinación.
• Facilita el control adecuado sobre el funcionamiento de una empresa comercial.
• Facilita el crecimiento y desarrollo de la empresa.
• Hace que una organización sea adaptable a los cambios.

Tipos de Estructura Organizacional

La estructura organizacional depende de la naturaleza y actividad de la organización. La estructura de la organización se puede clasificar en dos categorías:

• Estructura funcional
• Estructura divisional

Estructura funcional

La estructura de organización funcional se refiere a un sistema de organización en el que varias actividades se clasifican en varias funciones, y para cada función, se crea un departamento y se pone a cargo de un experto funcional. En este tipo, cada función principal o básica se organiza como un departamento separado. Una vez más, una función principal puede dividirse en varias subfunciones. La estructura funcional es la estructura de organización más utilizada. A medida que se hace necesario para una empresa comercial ampliada nombrar expertos que posean conocimientos especializados. 

Por ejemplo, la producción, las ventas y las finanzas son las funciones básicas de la empresa manufacturera. La función se puede clasificar en varias subfunciones, como reparación y mantenimiento, control de calidad, etc. Este concepto surgió de la supervisión de funciones sugerida por FW Taylor. Recomendó el nombramiento de especialistas en diferentes puestos que el subordinado pueda atender y recibir órdenes de varios especialistas y gerentes que allí trabajan.

Idoneidad

Una estructura funcional es adecuada para los siguientes usos:

• Cuando la organización tenga que realizar actividades diversificadas.
• Cuando el tamaño de la organización es grande.
• Cuando la tarea requiere un alto grado de especialización.

Ventajas

Las siguientes son las ventajas de la estructura funcional:

• Especialización: la estructura funcional promueve la especialización porque los empleados realizan un trabajo similar dentro de un departamento y mejora su eficiencia.
• Control y coordinación efectivos: la estructura funcional promueve el control y la coordinación efectivos dentro de un departamento debido a la similitud del trabajo o las personas de un departamento que están estrechamente vinculados, por lo que desarrollan un vínculo entre ellos. Ayuda al gerente departamental en la coordinación y realización de diversas actividades. 
• Mejora la eficiencia: se nombran especialmente expertos y oficiales experimentados para cada departamento funcional. Ayuda a aumentar la eficiencia administrativa y operativa, lo que se traduce en mayores ganancias.
• Evita duplicaciones: ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos, lo que genera economías de escala y reduce el costo de producción.
• Capacitación fácil:  facilita la capacitación de los empleados, ya que se enfoca solo en una gama limitada de habilidades.
• Atención adecuada: la estructura funcional garantiza que las diferentes funciones reciban la debida atención.

Desventajas

Las siguientes son las desventajas de la estructura funcional:

• Imperio funcional: los empleados involucrados en el logro de sus objetivos departamentales, no conocen sus objetivos organizacionales. Tal práctica conduce a un imperio funcional en el que se da más importancia a las funciones departamentales. 
• Dificultad en la coordinación: Los gerentes departamentales tienen una visión limitada, por lo que no miran más allá de sus departamentos. Dificulta la coordinación entre los diferentes departamentos. La coordinación también es difícil cuando el tamaño del departamento es muy grande.
• Difícil de responsabilizar: se vuelve difícil responsabilizar a un departamento en particular si el objetivo de la organización no está claro. Por ejemplo, si una empresa no ha logrado el objetivo de ventas, entonces no hay una razón cierta para no lograr los objetivos organizacionales.
• Conflicto de intereses: la estructura funcional puede generar conflictos entre dos o más departamentos si no se logra su interés. Por ejemplo, si el departamento de ventas insiste en un diseño amigable para el cliente, lo que no es aceptable para el departamento de producción, entonces tal desacuerdo es perjudicial para la organización en su conjunto.
• Inflexibilidad: los empleados reciben capacitación solo para una función, y los jefes funcionales no están capacitados para la alta dirección, como resultado, no pueden cambiarse a otro departamento u otra posición.

Estructura divisional

Cuando los trabajos relacionados con un producto se agrupan en un departamento, se denomina estructura divisional. Este tipo de estructura es adecuado para una gran organización que tiene varios productos. Bajo este método, se crea un departamento separado para cada producto principal. Cada departamento está encabezado por un gerente de división, que debe llevar a cabo todas las actividades funcionales relacionadas con los departamentos. Cada departamento opera como una unidad multifuncional porque todas las funciones necesarias se realizan allí. En este tipo de estructura, cada división funciona como un centro de ganancias y el jefe de división es responsable de las pérdidas y ganancias de cada división.

Idoneidad

Una estructura Divisional es adecuada para los siguientes usos:

• Cuando se fabrican grandes variedades de productos utilizando diferentes fuentes productivas.
• Cuando una organización crece y necesita agregar más empleados
• Cuando es importante determinar las pérdidas y ganancias realizadas por cada línea de productos. 
• Cuando una empresa crea más departamentos e introduce nuevos niveles de gestión.

Ventajas

Las siguientes son las ventajas de la estructura divisional:

• Especialización del producto: la estructura divisional conduce a la especialización en un producto en particular porque todas las actividades relacionadas con un producto se agrupan en un departamento.
• Mayor responsabilidad: en una estructura divisional, cada departamento de producto se trata como el centro de ganancias. Por lo tanto, el gerente departamental es responsable de sus propias pérdidas y ganancias. Esto proporciona una base para medir el rendimiento. 
• Flexibilidad: la estructura divisional promueve la flexibilidad porque cada división funciona como una unidad autónoma. Esto conduce a una toma de decisiones más rápida y permite una mayor flexibilidad para cambiar en el entorno.
• Expansión y crecimiento: la estructura divisional facilita la diversificación y expansión de la organización porque se puede agregar una nueva división sin interrumpir la decisión existente.

Desventajas

Las siguientes son las desventajas de la estructura divisional:

• Conflictos departamentales: Pueden surgir conflictos entre diferentes departamentos, como producción, marketing, ventas, etc., con respecto a la asignación de fondos. Un departamento en particular puede buscar maximizar sus ganancias a costa de otros departamentos.   
• Costoso: Hay una duplicación de instalaciones físicas y funciones. Cada división de producto tiene que mantener sus propias instalaciones y personal. Puede conducir a un aumento en los costos operativos. Ya que puede haber duplicidad de actividades.
• Ignorar los intereses organizacionales: la estructura divisional brinda a los gerentes la autoridad para supervisar todas las actividades relacionadas con una división en particular. Los gerentes se enfocan en sus propios productos sin pensar en el resto de la organización. Por lo tanto, los objetivos organizacionales sufren y se vuelven difíciles de lograr.