Tipos de Planes

Un plan de gestión es un plan global que proporciona el objetivo del proyecto de cualquier organización. Un plan ciertamente define responsabilidades, roles, etc., para asegurar el logro de la meta prevista. Un plan es un recurso que todos en la empresa pueden usar, ya sea el gerente de alto nivel o el gerente de bajo nivel. El plan crea un esquema para la organización en cuanto a cuál debe ser la meta y el objetivo, las estrategias que utilizará la empresa y qué método utilizará la empresa para medir su desempeño. El plan es aplicable en todo tipo de organizaciones ya sean grandes o pequeñas.

Cualidades de un buen plan

Un buen plan debe constar de estas cualidades básicas:

• En primer lugar, debe tener un objetivo definido, es decir, la meta final que la organización quiere alcanzar. 
• Un plan debe ser simple, que pueda ser entendido por todos y cada uno de los miembros, y que no cree problemas de comprensión para nadie en el equipo.
•  Un plan debe ser de naturaleza integral. Debe contener todos los elementos necesarios para lograr el objetivo organizacional.
• Un plan debe ser lo suficientemente flexible para que pueda ajustarse de acuerdo con los cambios sin demora. Debe hacer frente a los diversos desafíos futuros.
• Un plan debe ser económico. Esto significa que cuando se hace un plan, se debe tener en cuenta que debe requerir los menores costos operativos.
• Un buen plan debe establecer los estándares a alcanzar. Como se requiere en el proceso de planificación para comparar el desempeño real con los estándares que se han establecido. 
• Un plan debe mantener un equilibrio entre todos los departamentos de la organización.

Tipos de Planes

Para proporcionar pautas a los gerentes para la toma de decisiones y la solución de problemas, existen varios tipos de planes. Estos planes son útiles en la gestión de los asuntos cotidianos y en la regulación del comportamiento laboral de los subordinados. Estos diversos tipos de planes se agrupan en dos categorías que son planes permanentes y planes de un solo uso.

Planes permanentes

Los planes permanentes son aquellos que se utilizan una y otra vez cada vez que surge una situación particular. Está diseñado para garantizar que las operaciones internas de una empresa funcionen sin problemas. Estos planes se desarrollan una vez, pero están diseñados para usarse durante años. Por lo general, se desarrolla de tal manera que se puede modificar cuando sea necesario. Estos planes también se conocen como planes de uso múltiple o planes de uso repetido. Estos planes generalmente son preparados por gerentes de alto nivel. Los planes permanentes incluyen objetivos y metas, estrategia, política, procedimiento, reglas y métodos. A continuación se explica lo siguiente:

Objetivos y metas

Ambos términos se usan indistintamente, ya que ambos implican el objetivo que se desea lograr. Las metas son el conjunto deseado de asuntos que una organización quiere lograr. Considerando que los objetivos son metas específicas dentro de la meta general para lograr una determinada tarea. Por lo tanto, los objetivos son específicos con apoyo en el logro de las metas. El proceso de planificación comienza con el establecimiento de objetivos. La etapa de planificación incluye cursos de acción e identifica los resultados que la empresa desea. Por lo general, los establece el nivel superior. Todas las organizaciones, grandes o pequeñas, pueden identificar problemas y establecer metas generales para su negocio, pero necesitan objetivos específicos para progresar. 

Por ejemplo, los responsables de un departamento pueden tener como objetivo incrementar las ventas en un 15%. Esto se convierte en un objetivo de vender más unidades para sus empleados. Los objetivos se refieren a propósitos o fines que una organización quiere lograr en diferentes períodos. Las actividades de una organización están dirigidas hacia los objetivos. En otras palabras, los objetivos indican el destino de la organización.

Estrategia

El término estrategia se usa principalmente en la ciencia y los juegos militares. Pero en vista de la creciente competencia y el entorno que cambia rápidamente, ahora se ha vuelto igualmente relevante para la organización empresarial. En los negocios, se refiere a un plan integral (es decir, determinar objetivos a largo plazo, adoptar un curso de acción y asignación de recursos) e integrado, que indica el futuro deseado de la organización. Muy a menudo se dice que una estrategia adecuada es el modelo del destino deseado de una organización. Es un tipo de plan elaborado, sistemático y especial, que se formula para enfrentar los desafíos presentados por los competidores u otros factores externos, como cambios en el entorno económico, político, social, legal y tecnológico. Implica prepararse para enfrentar factores imprevistos.

Por ejemplo, Pepsi y Coca-Cola son competidores en el mercado de refrescos. Si Pepsi reduce el precio, entonces el plan contrario de Coca-Cola es mantener su mercado puede considerarse una estrategia.

Política

La política es una declaración general que orienta el pensamiento o canaliza la energía hacia una dirección particular. También define los límites dentro de los cuales se puede tomar la decisión. Es un parámetro dentro del cual los gerentes usan su discreción para aplicar la política. Existen políticas para todos los niveles y departamentos de la organización. Hay políticas importantes de la empresa que son comunes para todos los clientes, competidores, etc. Mientras que las políticas menores son para los miembros de una organización y contienen principalmente detalles minuciosos de información importante para los empleados. 

Por ejemplo, la política de una empresa puede ser no emplear a ninguna persona menor de 18 años.

Procedimientos

Un procedimiento se refiere a un curso de acción particular para lograr el resultado deseado. Básicamente, es una serie de pasos cronológicos a seguir para realizar una actividad. Simplifica el trabajo al eliminar pasos innecesarios y aporta uniformidad de acción. Los procedimientos pueden traer rigidez en el trabajo de todas las organizaciones al especificar la mejor manera de hacerlo. Tiende a quedar obsoleto a menos que se revise y revise a intervalos periódicos. No da cabida al pensamiento creativo y, en ocasiones, desalienta las iniciativas.

Por ejemplo, una empresa puede tener el siguiente procedimiento para la compra de bienes: identificación de varios proveedores, solicitud de cotizaciones de ellos, comparación de cotizaciones, colocación de pedidos a los proveedores que ofrecen la mejor cotización, recepción e inspección de bienes y elaboración de el pago a los proveedores.

Normas

Las reglas son un conjunto de directivas o declaraciones para hacer o no hacer ciertas cosas, para comportarse o no comportarse de una manera particular. Toda organización tiene como objetivo operar de manera ordenada para regular y controlar el comportamiento laboral de los empleados. Las reglas son formadas por la organización y estas se hacen cumplir para mantenerlas. Son rígidos y no permiten derivaciones. El incumplimiento de las normas suele acarrear una sanción. Su objetivo es mantener la disciplina y, por lo tanto, ayuda a mejorar la eficiencia. Cualquier violación de la regla generalmente se asocia con algún tipo de acción disciplinaria.

Por ejemplo, una empresa puede tener una regla de no fumar en las instalaciones de la oficina, ‘está estrictamente prohibido fumar’.

Método

Los métodos son técnicas formalizadas y formas estándar de realizar trabajos repetitivos y rutinarios. Prescribe la manera de hacer la tarea. También brindan una guía detallada para las actividades diarias y son útiles en el uso de procedimientos con un gasto mínimo de tiempo, esfuerzo y dinero. El método especifica la manera en que un trabajo se puede realizar con eficacia y eficiencia. Debe establecerse claramente y en términos precisos para mejorar la eficiencia organizacional y traer una sensación de orden al lugar de trabajo. Es una forma prescrita en la que se debe realizar un paso del procedimiento. Se utilizarán técnicas específicas en una operación particular.

Por ejemplo, existen diferentes métodos para la valoración de acciones, como el método FIFO, el método LIFO y el método HIFO. Una empresa puede seleccionar cualquier método para la valoración de las acciones. Seleccionar un método en particular evita confusiones y ayuda al buen funcionamiento de la organización. (FIFO-primero en entrar, primero en salir, LIFO-último en entrar, primero en salir, y HIFO-más alto en entrar, primero en salir).

Planes de un solo uso

Los planes de un solo uso están hechos para servir a un objetivo específico. Dejan de existir una vez que se logra tal objetivo. No son recurrentes y la duración de este plan generalmente depende del tipo de proyecto. Estos planes son de corta duración y deben reformularse después de cada uso. Estos planes incluyen programa y presupuesto, a continuación se explican:

Programa

Los programas son planes integrales diseñados para implementar las políticas y lograr el objetivo mediante la combinación de metas, asignaciones de tareas, políticas, recursos, etc. Por lo general, son planes de un solo uso que indican los pasos a seguir, los recursos a utilizar y el período de finalización. de la tarea Da un enfoque paso a paso para guiar la acción necesaria para alcanzar una meta predeterminada. Hay dos tipos de programa mayor y menor. Los programas principales son planes básicos, por ejemplo, el programa de erradicación de la pobreza. Los programas secundarios son programas derivados diseñados para implementar programas principales.

 
Por ejemplo, una empresa puede tener un programa con respecto a la ‘Construcción de nuevas instalaciones para la fábrica’.

Presupuesto

Según Jorge. R. Terry, “un presupuesto es una estimación de las necesidades futuras dispuestas de manera ordenada que cubre algunas o todas las actividades de una empresa durante un período de tiempo definido”. Un presupuesto es una declaración de los resultados esperados que se expresan en términos numéricos para un período definido. Es un plan de un solo uso expresado en términos cuantitativos. Es una proyección de resultados de costos anticipados y la asignación de recursos. Por un lado, es un instrumento de planificación, ya que ayuda a aclarar los planes, por otro lado, es un instrumento de control, ya que sirve como estándar para evaluar el desempeño. Se prepara para un año.

Por ejemplo, el departamento de ventas de una organización proporciona su presupuesto, en el que han estimado las cifras sobre los diferentes tipos de material que se necesitarán para la producción, su calidad, el tiempo de compra y la cantidad que se gastará en él. Hay otros departamentos similares que preparan estos presupuestos.