Proceso de Planificación: Concepto y Pasos

La planificación es un anteproyecto del curso de acción a seguir en el futuro. También es un ejercicio mental que requiere imaginación, previsión y buen juicio. Es pensar antes de hacer. Es un paso preparatorio y se refiere a programas detallados sobre el futuro curso de acción. De hecho, son las funciones básicas de gestión las que involucran la previsión, el establecimiento de objetivos, el análisis de los diferentes cursos de acción y la decisión de la mejor alternativa de ellas para realizar diferentes funciones de gestión para lograr metas predeterminadas. Por lo tanto, es un proceso continuo que involucra la toma de decisiones, es decir, decidir el curso de acción para enmarcar y alcanzar los objetivos. 

La planificación es el proceso de establecer objetivos para un período determinado y formular varios cursos de acción para lograrlos y seleccionar las mejores alternativas posibles de los diversos cursos de acción disponibles allí. De acuerdo con esta aplicación, la planificación es una actividad de toma de decisiones porque implica establecer objetivos y decidir el curso de acción apropiado para lograr el objetivo. Debe recordarse que los planes siempre se desarrollan para un período determinado.

Pasos en el proceso de planificación

Los siguientes son los pasos en el proceso de planificación:

1. Estableciendo objetivos:La idea detrás de la planificación es lograr los objetivos deseados. Por lo tanto, el primer paso es definir y describir claramente los objetivos de la organización. En primer lugar, se deben especificar los objetivos principales, y luego se deben desglosar en objetivos individuales, seccionales y departamentales. Los objetivos sirven como pautas para la elaboración de debates en términos de asignación de recursos. El horario de trabajo, la naturaleza de las acciones, etc., se tienen en cuenta al establecer los objetivos. Se deben hacer todos los esfuerzos para anticipar los problemas y las oportunidades relevantes que probablemente surjan en el futuro. Por ejemplo, una empresa ABC Ltd. está abriendo su nueva sucursal de computadoras portátiles, primero deben especificar el objetivo, es decir, vender 3000 unidades este año, que es el doble de las ventas del año anterior. Para lograr este objetivo, tienen que distribuir este objetivo en varios departamentos, como los departamentos de producción, marketing, ventas y finanzas. Al distribuir el objetivo principal en objetivos departamentales, la empresa enfrentará menos problemas en la gestión de su organización.
2. Desarrollo de Premisas de Planificación:El siguiente paso en la planificación es establecer las premisas. Las premisas de planificación son el entorno previsto en el que se espera que operen los planes. Estos incluyen suposiciones y pronósticos en el futuro y conocer las condiciones que afectarán el curso del plan. En resumen, estos proporcionan el entorno y los límites dentro de los cuales se ejecutarán los planes. Las premisas de planificación pueden clasificarse en premisas internas y externas, premisas controlables, semicontrolables e incontrolables, premisas tangibles e intangibles, y las últimas premisas previsibles e inejecutables. Por ejemplo, la empresa ABC Ltd. se ha fijado el objetivo de vender 300.000 unidades de portátiles este año. Para ello, necesitan recopilar información mediante pronósticos, ya que es una técnica importante en el desarrollo de premisas. La empresa se ha fijado este objetivo tras prever el aumento de la demanda de portátiles por la política de trabajo desde casa. Un pronóstico preciso es muy importante para los planes exitosos.
3. Identificar cursos de acción alternativos:Después de establecer los objetivos y hacer suposiciones sobre el futuro. El siguiente paso es determinar cursos de acción alternativos a través de los cuales la organización pueda lograr sus objetivos. Para identificar los diversos cursos de acción alternativos, se requiere recopilar toda la información necesaria de fuentes primarias y secundarias. La información recopilada debe ser correcta y creíble. Se debe considerar la única información que está directa y estratégicamente relacionada con el logro del objetivo deseado. Para cada plan, hay varias opciones. Deben identificarse todos los cursos de acción alternativos. Por ejemplo, ABC Ltd. debe tener una forma innovadora que se pueda adoptar involucrando a los empleados y consumidores compartiendo sus propias ideas. La empresa tiene muchas alternativas como bajar los precios, aumentar la publicidad, Promoción y servicio postventa. En proyectos importantes, la empresa genera más alternativas a través de la discusión entre los miembros de la organización.
4. Evaluación de cursos alternativos: Después de identificar diferentes alternativas, el siguiente paso es evaluar cada alternativa. Evaluación significa el estudio del desempeño de varias acciones. Todas las alternativas posibles deben evaluarse teniendo en cuenta su costo y beneficio esperado para la organización. La comparación entre las alternativas debe hacerse en términos de factores, como el riesgo involucrado, las premisas de planificación, las metas a lograr, etc. Los puntos positivos y negativos de cada alternativa deben examinarse minuciosamente y, a partir de ahí, el planificador debe elegir. Por ejemplo, ABC Ltd. debe evaluar todas las alternativas posibles y verificar sus puntos positivos y negativos.
5. Seleccionando una alternativa:Después de evaluar varias alternativas, el siguiente paso es seleccionar la fuerza de acción más adecuada. Se deben formular los planes básicos, detallados y derivados, tales como políticas, normas, programas y presupuestos. Esto se debe a que los planes derivados ayudan en la implementación de los planes básicos. La mayoría de los planes no siempre pueden estar sujetos a análisis matemático. En estos casos, el sujeto y la experiencia de gestión, el juicio y, en ocasiones, la institución juegan un papel importante para establecer la alternativa más adecuada. Muchas veces también se selecciona una combinación de planes en lugar de seleccionar un mejor curso. Por ejemplo, ABC Ltd. iniciará anuncios de televisión, marketing en línea y contacto directo con multinacionales para aumentar las ventas, ya que seleccionar la alternativa más adecuada aumentará las ganancias de la empresa.  
6. Implementación del plan: Este paso se relaciona con la transformación del plan en acción. El plan debe ser comunicado a los empleados en detalle. Esto, a su vez, ayudará a asegurar su cooperación. Se deben considerar las sugerencias útiles de los empleados, y se les debe motivar para ejecutar el plan al máximo de sus capacidades. El plan tiene que ser implementado efectivamente por el ejecutor real. Este paso también implicaría organizar la mano de obra y comprar maquinaria. Por ejemplo, ABC Ltd. comienza a contratar más vendedores en la empresa para contactar y conectarse con más empresas multinacionales. La empresa comenzará a crear anuncios más interesantes en la plataforma en línea. Establecerán más talleres de servicio en varias ciudades.
7. Acción de seguimiento: después de implementar el plan, el último paso es revisar periódicamente el plan existente para garantizar que el plan sea efectivo. El plan debe ser monitoreado consistentemente, y en caso de alguna deficiencia, debe ser modificado y ajustado. Por ejemplo, ABC Ltd. desarrolló un mecanismo de retroalimentación adecuado para que puedan tomar todas las quejas y reseñas de sus consumidores y brindar una mejor experiencia de servicio. La respuesta real del cliente, la recaudación de ingresos, la respuesta de los empleados, etc., son muy importantes para la empresa.