Funciones de gestión: planificación, organización, dotación de personal, dirección y control

El término gestión se utiliza en varios sentidos. Algunos lo consideran como una actividad, algunos lo tratan como un grupo, algunos lo llaman disciplina, mientras que otros lo ven como un proceso. La gestión como actividad es conseguir que las cosas se hagan a través de otros. La dirección como grupo son todos los que dirigen. La administración como disciplina es un cuerpo de conocimiento, y como proceso es lo que hacen los gerentes. Definimos la gestión como un proceso de hacer las cosas a través de y con las personas. Es el proceso de planificar, organizar, dotar de personal, dirigir y controlar los recursos disponibles de manera eficaz y eficiente para lograr los objetivos de la organización. 

Estos elementos interrelacionados del proceso de gestión se denominan funciones de gestión. Las funciones de gestión se diferencian en dos partes: función de gestión (es decir, planificación, organización, dotación de personal, dirección y control) y función operativa (es decir, producción, marketing, compras, financiación y personal). Las funciones gerenciales son comunes a todas las empresas porque no varía de una organización a otra. Por ejemplo, la planificación es común en todas las organizaciones. Mientras que las funciones operativas no son comunes y difieren de una organización a otra. Por ejemplo, la producción no se realiza en una tienda minorista. 

Funciones de la Gerencia

No existe una lista universalmente aceptada de funciones de gestión. Diferentes expertos han clasificado las funciones de la dirección de diferentes formas. Koontz y O’Donnell han dado una clasificación muy conveniente de funciones gerenciales que son generalmente aceptadas y son:

• Planificación
• organizando
• dotación de personal
• Dirigente
• Controlador

Planificación

Un plan es una serie futura de acciones decididas de antemano. especifica el objetivo a alcanzar en el futuro y los pasos necesarios para alcanzarlos. La planificación es la función más esencial de la gestión. Se trata de pensar de antemano qué hacer y quién lo va a hacer. Tiene que ver con la determinación cierta de un curso de acción futuro para lograr el resultado deseado. La planificación cierra la brecha entre el punto inicial y el destino a alcanzar. La selección de objetivos, políticas y procedimientos están involucrados en la planificación. Los elementos esenciales de la planificación son la toma de decisiones y la resolución de problemas.

Por ejemplo, en la organización de Ram, el objetivo es la producción y venta de zapatos. Tiene que decidir cantidades, variedad y color, y luego asignar recursos para su compra a diferentes proveedores. La planificación no puede evitar o detener los problemas, pero puede anticiparlos y preparar planes de emergencia para enfrentarlos cuando ocurran.

organizando

Organizar es la función administrativa de asignar deberes, agrupar diversas actividades, establecer autoridad y asignar los recursos necesarios para lograr el plan específico. Una vez que se formulan los planes, la función organizadora revisa las actividades y los recursos necesarios para aplicar al plan. Resuelve las actividades y recursos necesarios. La organización decide quién realizará una tarea en particular, y dónde y cuándo se realizará. Incide en la agrupación de las tareas necesarias en departamentos o unidades de trabajo para que puedan ser bien gestionadas. Por lo tanto, existe una jerarquía organizacional para que la presentación de informes sea fluida dentro de la organización. La eficiencia de las operaciones y la eficacia de los resultados sólo pueden lograrse si existe una técnica organizativa adecuada.

Por ejemplo, en la empresa de zapatos de Ram, hay muchas tareas que realizar. Así, distribuye las funciones dentro de la organización formando varios grupos para lograr el plan. Él decide quién realizará qué tarea, ya que la preparación de cuentas, la realización de ventas, el mantenimiento de registros, el control de calidad y el control de inventario son las tareas que se realizarán. Hay una jerarquía organizacional para que la presentación de informes sea fácil y haya un flujo fluido dentro de la empresa.

dotación de personal

La dotación de personal se refiere al proceso de contratación y desarrollo del personal necesario para ocupar varios puestos en la organización. Es esa parte del proceso de gestión que se ocupa del reclutamiento, la selección, la colocación, la asignación, la conservación y el desarrollo de los recursos humanos. Es un aspecto muy importante de la gestión, ya que garantiza que la organización tenga el número correcto y el tipo correcto de personas, con la calificación correcta en los lugares correctos, en los momentos correctos y que estén realizando lo correcto. También se conoce como la función de recursos humanos. 

Por ejemplo, cuando Ram está contratando personal para su empresa, contratará a diferentes personas para diferentes tareas. Tiene que asegurarse de que está contratando a las personas adecuadas con la calificación adecuada para el trabajo correcto. Para este proceso, Ram necesitará un gerente de recursos humanos que realizará esta tarea para la organización. Esta será una parte muy importante de la función de gestión de su organización, ya que afectará a su empresa de muchas maneras si selecciona a las personas equivocadas para el trabajo.

Dirigente

La dirección es ese componente del proceso de gestión que asegura que los miembros de una organización trabajen de manera eficiente y eficaz para lograr el objetivo deseado. Implica liderar, influir, instruir, guiar e inspirar a los empleados para que realicen y alcancen los objetivos predeterminados. Los dos componentes importantes de la dirección son la motivación y el liderazgo. La comunicación efectiva y clara con los empleados supervisores en el trabajo también es parte de la dirección. Implica emitir órdenes e instrucciones a los subordinados, supervisar a las personas en el trabajo y crear un entorno de trabajo en el que los empleados puedan desempeñarse al máximo de sus capacidades. Para sacar lo mejor de los empleados, un gerente necesita dirigirlos a través de elogios y criticarlos con humildad.

Por ejemplo, en la empresa de Ram, los empleados tienen algunas dudas y dificultades. Si el supervisor orienta a sus subordinados y aclara sus dudas en la realización de una tarea, ayudará a los empleados y trabajadores a realizar las actividades correctamente ya tiempo. Cuando los empleados están motivados y supervisados ​​adecuadamente, lleva a la organización hacia su objetivo. 

Controlador

Cuando los planes se ponen en marcha desde la dirección, se hace imprescindible juzgar periódicamente si los resultados reales son coherentes con los resultados previstos. Supervisa el desempeño organizacional hacia el cumplimiento de las metas organizacionales. Permite al gerente detectar errores y defectos en el curso del trabajo y tomar acciones correctivas cuando sea necesario. También proporciona la dirección adecuada para trabajar de conformidad con el plan de acción o las normas predeterminadas. El control tiene el propósito de descubrir las deficiencias en el desempeño y corregirlas para que la organización pueda evitar que vuelvan a ocurrir.

Por ejemplo, Ram esperaba vender 1000 pares de zapatos por semana. Este es el estándar contra el cual se juzgará su desempeño real al final de la semana. Si su desempeño real al final de la semana no alcanza el estándar, su superior determinará las razones del déficit. Se tomarán medidas correctivas para ayudar a los trabajadores a fin de que la empresa de Ram pueda lograr el rendimiento estándar de 1000 pares de zapatos en el futuro mediante el control de las deficiencias y la corrección del error.