Sistemas y Bases de Contabilidad | Sistema de entrada simple y doble

 Significado de la base de contabilidad

La Base de Contabilidad está relacionada con el momento de registrar la transacción comercial en los libros de contabilidad. Se refiere a un período de tiempo específico en el que todos los ingresos y gastos son registrados por una empresa comercial. Hay dos bases para registrar las transacciones en Contabilidad:

1. Base de efectivo
2. Base de acumulación

1. Base contable de efectivo

La base de caja registra únicamente las transacciones en efectivo, es decir, todos los gastos pagados en efectivo y todos los ingresos que se han recibido en efectivo. No se registran transacciones de crédito en el sistema contable de caja. Esto significa que no existen registros de ingresos por cobrar y gastos por pagar. Por lo tanto, la ganancia en efectivo es la diferencia entre el recibo de efectivo y los pagos en efectivo. Además, los impuestos sobre la renta se pagan cuando se recibe dinero en efectivo y no cuando se devenga la renta. La base de contabilidad en efectivo es adecuada para profesionales como abogados, médicos, etc.

Ejemplo: El alquiler de abril de 2022 se paga el 31 de diciembre de 2022.

En caja, esta transacción se registrará el 31 de diciembre de 2022 en caso de pago efectivo en efectivo, es decir, la renta se tratará como un gasto del período en que se paga. 

2. Base contable de acumulación (o devengo)

La base de acumulación registra todas las transacciones comerciales, ya sean transacciones en efectivo o de crédito. Esto significa que los ingresos se registran tan pronto como se devengan, independientemente de que se reciba o no efectivo. Asimismo, los gastos se registran cuando vencen aunque aún no hayan sido pagados. Esta base tiene en cuenta todos los gastos pendientes y los ingresos acumulados. Así, la utilidad bajo esta base es la diferencia entre todos los ingresos obtenidos (recibidos en efectivo o no) y todos los gastos incurridos (pagados en efectivo o no) durante el período. Los impuestos sobre la renta se vencen tan pronto como se obtienen los ingresos. La base de acumulación es adecuada para todas las unidades de negocio que trabajan con el objetivo de obtener ganancias.

Ejemplo: Comisión devengada en enero de 2022, por cobrar en julio de 2022.

Sobre la base del devengo, una comisión se registra como ingreso del período de enero, es decir, tan pronto como se gana.

Sistema de entrada única

Un sistema de entrada única es un sistema de contabilidad que considera solo un aspecto de todas las transacciones financieras, lo que significa que las transacciones afectan solo una cuenta. Bajo este sistema, el valor de una sola cuenta aumentará o disminuirá según la naturaleza de la transacción considerada. Los detalles contables se mantienen únicamente mediante la preparación de un libro de caja y cuentas personales de deudores y acreedores, y las cuentas reales y nominales no se reconocen bajo este sistema de contabilidad. El beneficio determinado con el sistema de entrada única es bastante inexacto, ya que solo se tiene en cuenta un aspecto de todas las transacciones. Preferiblemente, las pequeñas empresas y los comerciantes adoptan este método de contabilidad, ya que no existen reglas establecidas para mantener las cuentas, por lo que es comparativamente mucho más fácil que el sistema de doble entrada.

Sistema de Entrada doble

Un sistema de contabilidad de partida doble considera al menos dos aspectos de todas las transacciones financieras de una unidad de negocios. Bajo este sistema, al menos dos cuentas son afectadas en sentidos opuestos, es decir, a una se le debita ya otra se le acredita por igual monto. Las tres cuentas básicas: cuenta personal, cuenta real y cuenta nominal se reconocen bajo el sistema de doble entrada y, por lo tanto, una ganancia determinada es mucho más precisa y puede reflejar una posición financiera real de una empresa comercial. Generalmente, los profesionales son contratados para mantener las cuentas bajo este sistema, ya que se debe seguir un conjunto estricto de reglas. Se puede preparar un balance de prueba bajo este sistema de contabilidad, lo que permite verificar la exactitud aritmética de los registros contables ya que el lado del débito siempre es igual al lado del crédito bajo el sistema de doble entrada. Bajo el sistema de doble entrada, todas las cuentas necesarias, como el diario, el libro mayor, el balance de prueba, el estado financiero y el balance general, se preparan para calcular las ganancias y conocer la posición financiera de cualquier unidad comercial.

Definición de sistema de doble entrada

“El Sistema de Doble Entrada busca registrar cada transacción en dinero o valor de dinero en su doble aspecto: la recepción de un beneficio por una cuenta y la entrega de un beneficio similar por otra cuenta, siendo la primera entrada al débito de la cuenta que recibe y este último al crédito de esa cuenta rindiéndose.” -William encurtidos

“Toda transacción comercial tiene un doble efecto y afecta a dos cuentas en direcciones opuestas y si se hiciera un registro completo de cada una de esas transacciones, sería necesario debitar una cuenta y acreditar otra cuenta. Es este registro del doble efecto de cada transacción lo que ha dado origen al término Sistema de Entrada Doble”. -JR Batliboi

Diferencia entre el sistema de entrada única y el sistema de entrada doble:

Base	Sistema de entrada única	Sistema de Entrada doble
Sentido	Un sistema de entrada única es un sistema de contabilidad que considera solo un aspecto de todas las transacciones financieras.	Un sistema de contabilidad de partida doble considera al menos dos aspectos de todas las transacciones financieras de una unidad de negocios.
Número de cuentas afectadas	Solo una cuenta se ve afectada bajo este sistema.	Al menos dos cuentas están afectadas, es decir, una de ellas es debitada y otra acreditada.
Reconocimiento de cuentas	El sistema de entrada única reconoce solo cuentas personales.	Se reconocen tanto las cuentas personales como las cuentas impersonales (cuentas reales y nominales).
Naturaleza de la grabación	Bajo un sistema de entrada única, se mantienen registros incompletos.	Es un sistema de contabilidad completa.
Basado en reglas específicas	Bajo este sistema no se sigue ningún conjunto de reglas para la contabilidad.	Se siguen reglas específicas al preparar cuentas bajo este sistema.
Comprobación de la precisión aritmética	No es posible preparar Trail Balance bajo un sistema de entrada única, por lo tanto, no se puede verificar la precisión aritmética de las cuentas.	Trial Balance está preparado para verificar la precisión aritmética de las cuentas.
Facilidad de mantenimiento de cuentas.	Fácil de mantener ya que no se debe seguir ningún conjunto de reglas.	Se debe seguir un conjunto específico de reglas, lo que lo convierte en una tarea compleja.
Costo de mantenimiento	El propietario mismo puede llevar las cuentas, por lo que se incurre en un costo mínimo o nulo para mantener los libros de contabilidad.	Se contratan profesionales para mantener los libros de contabilidad, por lo que es costoso por naturaleza.
Precisión de ganancias/pérdidas	Las ganancias y pérdidas comprobadas son inexactas debido a registros incompletos.	La precisión de la ganancia/pérdida calculada es alta.
Idoneidad	Es adecuado para pequeñas empresas y comerciantes.	Es adecuado y adoptado por las grandes empresas.