Introducción al Diario

Diario es un libro en el que se registran por primera vez todas las transacciones de un negocio. Ya hemos comentado en la unidad anterior que toda transacción afecta a dos cuentas, una se debita y la otra se acredita. ‘Débito’ (Dr.) y ‘Crédito’ (Cr,) son los dos términos o signos utilizados para indicar el efecto financiero de cualquier transacción. La palabra ‘diario’ se deriva de la palabra francesa ‘JOUR’ que significa registros diarios. El libro diario se mantiene para tener registros principales para pequeñas empresas. Después de preparar el libro diario, las transacciones se contabilizan en Ledger.

Formato de Diario:

Discutiremos los elementos del formato uno por uno:

1. Fecha: En esta columna se menciona la fecha en que se registró la transacción. El año se escribe en la parte superior, después del mes y luego del día.

2. Particulares: Toda transacción afecta al menos a dos cuentas. Uno se debita y el otro se acredita. El artículo que se carga se menciona primero y la palabra ‘Dr.’ también se escribe después de eso. En la siguiente línea, se escribe el elemento que se acredita, a unos espacios del margen, comenzando con ‘Para’.

Narración : después de cada entrada en el diario, se proporciona una breve explicación de la transacción con los detalles necesarios.

3. Ledger Folio o LF: Ledger Folio muestra el número de la página en la que se realiza la cuenta del libro mayor de ese artículo en particular.

4. Monto (Dr.): Aquí se menciona el monto que se debita.

5. Monto (Cr.): Aquí se menciona el monto que se acredita.

Pasos en el diario:

El proceso de registrar transacciones en el libro diario se llama registro en el diario. Los pasos a seguir para registrar las transacciones comerciales en un libro diario son:

Paso 1: Determinar las cuentas relacionadas con una transacción en particular.

Paso 2: encuentre la naturaleza de la cuenta relacionada.

Paso 3: Determinar la regla de débito y crédito, aplicable para la cuenta relacionada.

Paso 4: Registre la fecha de la transacción en la ‘Columna de fecha’.

Paso 5: Escriba el nombre de la cuenta a debitar en la columna de datos junto con la abreviatura ‘Dr.’ y el monto a debitar en la columna de monto de débito.

Paso 6: escriba el nombre de la cuenta a acreditar en la siguiente línea que comienza con ‘Hasta’ y el monto a acreditar en la columna de monto de crédito.

Paso 7: Escriba una breve explicación de la transacción como narración.

Paso 8: Dibuje una línea a lo largo de toda la columna de detalles para separar una entrada del diario de la otra.

Regla de débito y crédito en el diario (bajo el enfoque tradicional):

Todas las cuentas se clasifican en tres tipos bajo el enfoque tradicional. Están:

1. Cuenta personal
2. Cuenta real
3. Cuenta nominal

1. Cuenta personal:

Se consideran cuentas personales las que se refieren a una persona, grupo de personas, empresa, empresa o institución. Hay tres tipos de cuentas personales:

• Cuenta Personal Natural: Cuentas de personas naturales, es decir, cuentas de seres humanos particulares se consideran aquí. P.ej. Ram A/c, Mohan A/c, Acreedores A/c, Deudores A/c, Draws A/c Etc.
• Cuenta personal artificial: estas cuentas no tienen la existencia física de un ser humano, pero un grupo de seres humanos que trabajan juntos se considera una cuenta personal artificial. P.ej. A/c de la empresa, A/c de la empresa de sociedad, A/c del banco, A/c del club, etc.
• Cuenta personal de representante: cuando una cuenta representa a una persona o grupo de personas en particular, se denomina Cuenta personal de representante.

Regla:

Débito al receptor, crédito al dador

Implica que ‘Débito de la cuenta de la persona que recibe algo de la empresa a partir de una transacción y Crédito de la cuenta de la persona que da algo a la empresa’.

2. Cuenta real:

Se denominan Cuentas Reales a todas las cuentas cuyo valor puede medirse en términos monetarios ya sean tangibles o intangibles pertenecientes a la empresa. Hay dos tipos de cuentas reales:

• Cuentas Reales Tangibles: Las cuentas reales que se pueden tocar, sentir, medir, comprar, vender, etc. Efectivo A/c, Stock A/c, Muebles A/c, Maquinaria A/c, Etc.
• Cuentas reales intangibles: las cuentas reales que no se pueden tocar pero su valor se puede medir en términos de dinero. P.ej. Goodwill A/c, Patent A/c, Copyright A/c, Trademark A/c Etc.

Regla:

Débito de lo que entra, crédito de lo que sale

La regla especifica que cualquier cuenta real que entra en el negocio se debita y cualquier cuenta real que sale fuera del negocio se acredita.

3. Cuenta Nominal:

Todos los gastos y pérdidas así como todos los ingresos y ganancias entran en la Cuenta Nominal. Los gastos incluyen los salarios pagados, el alquiler pagado, el descuento permitido, etc. y los ingresos incluyen las comisiones recibidas, los intereses recibidos, los descuentos recibidos, etc.

Regla:

Débito de todos los Gastos y Pérdidas, Crédito de todos los Ingresos y Ganancias

Implica que se cargan todos los gastos y pérdidas incurridos en el negocio y se deben acreditar todos los ingresos y pérdidas.