Introducción a la hoja de cálculo de Excel

Una hoja de cálculo es una aplicación informática diseñada para agregar, mostrar, analizar, organizar y manipular datos organizados en filas y columnas. Es la aplicación más popular para contabilidad, análisis, presentación de datos, etc. O, en otras palabras, las hojas de cálculo son archivos escalables basados ​​en cuadrículas que se utilizan para organizar datos y realizar cálculos. Personas de todo el mundo usan hojas de cálculo para crear tablas para uso personal y comercial. También puede usar las funciones y fórmulas de la herramienta para ayudarlo a entender sus datos. Podría, por ejemplo, rastrear datos en una hoja de cálculo y ver sumas, diferencias, multiplicaciones, divisiones y completar fechas automáticamente, entre otras cosas. Microsoft Excel, las hojas de Google, la oficina abierta de Apache, LibreOffice, etc. son algunos de los programas de hojas de cálculo. Entre todos estos programas, 

Una colección de hojas de cálculo se conoce como libro de trabajo. Cada archivo de Excel se llama libro de trabajo. Cada vez que inicie un nuevo proyecto en Excel, deberá crear un nuevo libro de trabajo. Existen varios métodos para comenzar con un libro de Excel. Para crear una nueva hoja de trabajo o acceder a una existente, puede comenzar desde cero o utilizar una plantilla prediseñada.

Una sola hoja de cálculo de Excel es una hoja de cálculo tabular que consta de una array de celdas rectangulares agrupadas en filas y columnas. Tiene un total de 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo que da como resultado 17.179.869.184 celdas en una sola página de una hoja de cálculo de Microsoft Excel donde puede escribir, modificar y administrar sus datos.

De la misma manera que un archivo o un libro se compone de una o más hojas de cálculo que contienen varios tipos de datos relacionados, un libro de Excel se compone de una o más hojas de cálculo. También puede crear y guardar un sinfín de hojas de trabajo. El objetivo principal es recopilar todos los datos relevantes en un solo lugar, pero en muchas categorías (hoja de trabajo).

característica de la hoja de cálculo

Como sabemos, hay tantas aplicaciones de hojas de cálculo disponibles en el mercado. Por lo que estas aplicaciones brindan las siguientes características básicas:

1. Filas y columnas: las filas y las columnas son dos características distintas en una hoja de cálculo que se unen para formar una celda, un rango o una tabla. En general, las columnas son la parte vertical de una hoja de cálculo de Excel y puede haber 256 de ellas en una hoja de cálculo, mientras que las filas son la parte horizontal y puede haber 1048576 de ellas.

El color verde claro se usa para resaltar la Fila 3 mientras que el color verde se usa para resaltar la Columna B. Cada columna tiene 1048576 filas y cada fila tiene 256 columnas.

2. Fórmulas: en las hojas de cálculo, las fórmulas procesan los datos automáticamente. Toma datos del área especificada de la hoja de cálculo como entrada, luego procesa esos datos y luego muestra la salida en la nueva área de la hoja de cálculo según donde esté escrita la fórmula. En Excel, podemos usar fórmulas simplemente escribiendo «=Nombre de fórmula (argumentos)» para usar fórmulas de Excel predefinidas. Cuando escribe los primeros caracteres de cualquier fórmula, Excel muestra un menú desplegable de fórmulas que coinciden con esa secuencia de caracteres. Algunas de las fórmulas comúnmente utilizadas son:

• =SUMA(Arg1: Arg2): Se utiliza para encontrar la suma de todos los datos numéricos especificados en el rango de números dado.
• = CONTAR (Arg1: Arg2): se utiliza para contar todo el número de celdas (contará solo el número) especificado en el rango de números dado.
• =MAX(Arg1: Arg2): Se utiliza para encontrar el número máximo del rango de números dado.
• =MIN(Arg1: Arg2): Se utiliza para encontrar el número mínimo del rango de números dado.
• =HOY(): Se utiliza para encontrar la fecha de hoy.
• =SQRT(Arg1): Se utiliza para encontrar la raíz cuadrada de la celda especificada.

Por ejemplo, puede usar la fórmula para encontrar el promedio de los números enteros en la columna C desde la fila 2 hasta la fila 7:

= AVERAGE(D2:D7)

El rango de valores en los que desea promediar está definido por D2:D6. La fórmula se encuentra cerca del campo de nombre en la pestaña de fórmula.

Escribimos =PROMEDIO(D2:D6) en la celda D9, por lo que el promedio se convierte en (2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7)/6 = 27/6 = 4,5. De este modo, puede crear rápidamente un libro de trabajo, trabajar en él, examinarlo y guardarlo de esta manera.

3. Función: en las hojas de cálculo, la función utiliza una fórmula específica en la entrada y genera una salida. O, en otras palabras, se crean funciones para resolver problemas matemáticos complicados en hojas de cálculo sin usar fórmulas reales. Por ejemplo, desea encontrar el total de los datos numéricos presentes en la columna y luego usar la función SUMA en lugar de sumar todos los valores presentes en la columna. 

4. Manipulación de texto: la hoja de cálculo proporciona varios tipos de comandos para manipular los datos presentes en ella. 

5. Tablas dinámicas: es la característica más utilizada de la hoja de cálculo. Usando esta tabla, los usuarios pueden organizar, agrupar, totalizar u ordenar datos usando la barra de herramientas. O, en otras palabras, las tablas dinámicas se utilizan para resumir muchos datos. Convierte toneladas de datos en unas pocas filas y columnas.

Uso de hojas de cálculo

El uso de hojas de cálculo es interminable. Generalmente se usa con cualquier cosa que contenga números. Algunos de los usos comunes de las hojas de cálculo son:

• Finanzas: las hojas de cálculo se utilizan para datos financieros, como para verificar información de cuentas, impuestos, transacciones, facturación, presupuestos, etc.
• Formularios: la hoja de cálculo se usa para crear plantillas de formulario para administrar la revisión del desempeño, las hojas de tiempo, las encuestas, etc.
• Escuelas y universidades: las hojas de cálculo se usan más comúnmente en escuelas y universidades para administrar los datos de los estudiantes, como su asistencia, calificaciones, etc.
• Listas: las hojas de cálculo también se utilizan para crear listas como listas de compras, listas de tareas pendientes, detalles de contacto, etc.
• Hoteles: las hojas de cálculo también se utilizan en los hoteles para administrar los datos de sus clientes, como su información personal, números de habitación, fecha de entrada, fecha de salida, etc.

Componentes de hojas de cálculo

Los componentes básicos de las hojas de cálculo son:

1. Barra de título: la barra de título muestra el nombre de la hoja de cálculo y la aplicación. 

2. Barra de herramientas: Muestra todas las opciones o comandos disponibles en Excel para su uso.  

3. NameBox: Muestra la dirección de la celda actual o activa.

4. Barra de fórmulas: se utiliza para mostrar los datos ingresados ​​por nosotros en la celda activa. Además, esta barra se utiliza para aplicar fórmulas a los datos de la hoja de cálculo. 

5. Encabezados de columna: cada hoja de cálculo de Excel contiene 256 columnas y cada columna presente en la hoja de cálculo se nombra con letras o una combinación de letras. 

6. Encabezados de fila: cada hoja de cálculo de Excel contiene 65 536 filas y cada fila presente en la hoja de cálculo se nombra con un número.

7. Celda: en una hoja de cálculo, todo, como un valor numérico, funciones, expresiones, etc., se registra en la celda. O podemos decir que una intersección de filas y columnas se conoce como celda. Cada celda tiene su propio nombre o dirección según su columna y filas y cuando el cursor está presente en la primera celda, esa celda se conoce como celda activa.

8. Referencia de celda: una referencia de celda, también conocida como dirección de celda, es una forma de describir una celda en una hoja de trabajo que combina una letra de columna y un número de fila. Podemos referirnos a cualquier celda en la hoja de trabajo usando referencias de celda (en fórmulas de Excel). Como se muestra en la imagen de arriba, la celda en la columna A y la fila 1 se denomina A1. Tales notaciones se pueden usar en cualquier fórmula o para duplicar el valor de una celda a otra (usando = A1).

9. Botones de navegación: una hoja de cálculo contiene los botones de navegación primero, anterior, siguiente y último. Estos botones se utilizan para pasar de una hoja de cálculo a otro libro. 

10. Pestañas de hoja: Como sabemos, un libro de trabajo es una colección de hojas de trabajo. Entonces, esta pestaña contiene todas las hojas de trabajo presentes en el libro de trabajo, por defecto contiene tres hojas de trabajo, pero puede agregar más según sus requisitos.

Crear una nueva hoja de cálculo o libro de trabajo

Para crear una nueva hoja de cálculo, siga los siguientes pasos:

Paso 1: haga clic en el botón de Microsoft Office de la parte superior izquierda y aparecerá un menú desplegable.

Paso 2: Ahora seleccione Nuevo en el menú.

Paso 3: después de seleccionar la opción Nuevo, aparecerá un cuadro de diálogo Nuevo libro de trabajo y luego, en la pestaña Crear, haga clic en el documento en blanco.

Se crea una nueva hoja de trabajo en blanco y se muestra en su pantalla. 

Nota: Cuando abre MS Excel en su computadora, se crea un nuevo libro de trabajo para usted.

Guardar el libro de trabajo 

En Excel podemos guardar un libro de trabajo siguiendo los siguientes pasos:

Paso 1: haga clic en el botón de Microsoft Office de la parte superior izquierda y obtendremos un menú desplegable:

Paso 2: Ahora Guardar o Guardar como son las opciones para guardar el libro de trabajo, así que elija una.

• Guardar como: para nombrar la hoja de cálculo y luego guardarla en una ubicación específica. Seleccione Guardar como si desea guardar el archivo por primera vez o si desea guardarlo con un nuevo nombre.
• Guardar: para guardar su trabajo, seleccione Guardar/haga clic en ctrl + S si el archivo ya tiene un nombre.

Así es como puede guardar un libro de trabajo en Excel.

Insertar texto en la hoja de cálculo

Excel consta de muchas filas y columnas, cada cuadro rectangular en una fila o columna se denomina Celda. Por lo tanto, la combinación de una letra de columna y un número de fila se puede usar para encontrar una dirección de celda en una hoja de trabajo o de cálculo. Podemos referirnos a cualquier celda en la hoja de trabajo usando estas direcciones (en fórmulas de Excel). El cuadro de nombre en la parte superior izquierda (debajo de la pestaña Inicio) muestra la dirección de la celda cada vez que hace clic en la celda.

Para insertar los datos en la celda siga los siguientes pasos:

Paso 1: Ve a una celda y haz clic en ella

Paso 2: al escribir algo en el teclado, puede insertar sus datos (en esa celda seleccionada).

Cualquier texto que escriba también se muestra en la barra de fórmulas (para esa celda).

Editar/Eliminar contenido de celdas en la hoja de cálculo

Para eliminar el contenido de la celda, siga los siguientes pasos:

Paso 1: para modificar o eliminar el texto de una celda, primero selecciónelo. 

Paso 2: presione la tecla Retroceso en su teclado para eliminar y corregir el texto. Alternativamente, presione la tecla Eliminar para eliminar todo el contenido de una celda. También puede editar y eliminar texto usando la barra de fórmulas. Simplemente seleccione la celda y mueva el puntero a la barra de fórmulas.