Características, Importancia y Limitaciones de la Planificación

La planificación es necesaria para todos los individuos, empresas y organizaciones no comerciales. Se practica para todo tipo de organizaciones pequeñas, medianas y grandes. La función principal de la administración es lograr que los demás realicen las tareas. Cada gerente tiene que planificar su empresa. Este plan puede verse como un mapa. Al seguir esto, es posible verificar el grado de progreso hacia la meta proyectada. Al mismo tiempo, es un requisito básico y un insumo importante del proceso de gestión. Por lo tanto, todas las actividades de la organización comienzan con la planificación para lograr los objetivos de manera efectiva. Hoy en día, la planificación se considera un área estratégica de la gestión, especialmente en el contexto de un entorno que cambia rápidamente y la globalización de las operaciones comerciales. Es el requisito previo para una gestión eficaz.

Significado y definición de Planificación

La planificación es un anteproyecto del curso de acción a seguir en el futuro. También es un ejercicio mental que requiere imaginación, previsión y buen juicio. Es pensar antes de hacer. Es un paso preparatorio y se refiere a programas detallados sobre el futuro curso de acción. De hecho, son las funciones básicas de gestión las que involucran la previsión, el establecimiento de objetivos, el análisis de los diferentes cursos de acción y la decisión de la mejor alternativa de ellas para realizar diferentes funciones de gestión para lograr metas predeterminadas. Por lo tanto, es un proceso continuo que involucra la toma de decisiones, es decir, decidir el curso de acción para enmarcar y alcanzar los objetivos. 

La planificación se define como:

La planificación es decidir de antemano qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién lo hará. La planificación cierra la brecha desde donde estamos hasta donde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de otro modo no ocurrirían.

                                                                                        -Koontz y O’Donnell

Características de la planificación

Al analizar el significado y la definición anteriores, podemos revelar las siguientes características de la planificación:

1. La planeación se enfoca en el logro de objetivos: La planeación es un trabajo orientado a metas porque su propósito de planear es lograr los objetivos organizacionales de manera rápida y económica. Estos objetivos tienen un propósito, ya que proporcionan pautas básicas para la planificación de actividades mediante la identificación de las acciones que conducen a los resultados deseados.
2. La planificación es una función principal de la gestión: la planificación es la función principal de la gestión, ya que sirve como base para todas las demás funciones de gestión porque proporciona el marco básico dentro del cual se realizan todas las demás funciones de gestión. Lo consideramos un modelo, ya que proporciona la base para las acciones gerenciales.
3. La planificación es omnipresente: es omnipresente ya que se requiere en todos los niveles de gestión y en todo tipo de organizaciones. Sin embargo, el alcance de la planificación varía de un nivel a otro, mientras que los supervisores del nivel más bajo formulan los programas operativos del día a día y los gerentes de nivel medio preparan los planes departamentales y los planes de la alta dirección para la organización en su conjunto.
4. La planificación es un proceso continuo: La planificación es un proceso continuo. Los planes se preparan para un período específico y al final de ese período, ya que existe la necesidad de un nuevo plan basado en la nueva situación. Dado que el futuro es incierto, existen varias suposiciones sobre el futuro que pueden cambiar. Por lo tanto, el plan original puede tener que ser revisado a la luz de las condiciones cambiantes.
5. La planificación es futurista: la planificación implica mirar hacia el futuro y predice la mejor ventaja de una organización. Los gerentes planean administrar eventos futuros lo mejor que puedan. Planificar también implica pensar en el futuro para hacer en el presente. Esencialmente implica la anticipación científica de eventos futuros, es decir, la previsión.
6. La planificación implica la toma de decisiones: La planificación es el proceso de hacer elecciones entre varias alternativas para lograr los objetivos especificados. La necesidad de planificar surge solo cuando hay alternativas disponibles y, en la práctica real, la planificación presupone la existencia de alternativas. Por lo tanto, la toma de decisiones es una parte integral de la planificación, ya que implica una elección entre varios cursos de acción alternativos. Pero, si solo hay una alternativa, entonces no hay necesidad de planificar.
7. La planificación es un ejercicio mental: La planificación es un proceso intelectual que se relaciona con pensar antes de hacer involucrando la imaginación y la creatividad. Es una actividad de pensamiento basada en el razonamiento lógico en lugar de adivinar y trabajar. El éxito de la planificación depende del desempeño de un planificador. Por lo tanto, un planificador debe tener una imaginación inteligente y una capacidad de juicio sólida.

Importancia de la planificación

Las siguientes son las diversas importancias de una buena planificación:

1. La planificación proporciona dirección: la planificación está involucrada en decidir el curso de acción futuro. Fijar metas y objetivos es la prioridad de cualquier organización. Al establecer el objetivo por adelantado, la planificación proporciona unidad de dirección. La planificación adecuada hace que las metas sean claras y específicas. Ayuda al gerente a concentrarse en el propósito por el cual se emprenderán diversas actividades. Significa que la planificación reduce la actividad sin objetivo y hace que las acciones sean más significativas.
2. La planificación reduce el riesgo de incertidumbre: toda empresa comercial tiene que operar en un entorno incierto. La planificación ayuda a una empresa a sobrevivir en este entorno incierto al eliminar acciones innecesarias. También ayuda a anticipar el futuro y prepararse para el riesgo tomando las provisiones necesarias.
3. La planificación reduce la superposición y el desperdicio de actividades: los planes se formulan después de tener en cuenta el objetivo de la organización. Un plan eficaz integra la actividad de todos los departamentos. De esta manera, la planificación reduce la superposición y el desperdicio de actividades.
4. La planificación promueve la creatividad y las ideas innovadoras: la planificación fomenta la creatividad y ayuda a la organización de varias maneras. Los gerentes desarrollan nuevas ideas y las aplican para crear nuevos productos y servicios que conduzcan al crecimiento general y la expansión del negocio. Por lo tanto, se dice con razón que un buen proceso de planificación promoverá una mayor participación individual al arrojar varias ideas nuevas y alentar a los gerentes a pensar de manera diferente.
5. La planificación facilita la toma de decisiones: Tomar decisiones significa buscar varias alternativas y seleccionar la mejor. La planificación ayuda al gerente a mirar hacia el futuro y elegir entre varias fuerzas de acción alternativas. La planificación proporciona pautas para una toma de decisiones sólida y eficaz.
6. La planificación establece un estándar para el control: La planificación establece los estándares contra los cuales se puede evaluar y medir el desempeño real. La comparación entre el desempeño real y los estándares predeterminados ayudan a señalar la desviación y tomar acciones correctivas para garantizar que los eventos se enfrenten a los planes. En caso de cualquier desviación, la gerencia puede tomar medidas correctivas para mejorar los resultados.

Limitaciones de la planificación

 Las siguientes son las limitaciones de la planificación:

1. Rigidez : la planificación aporta rigidez al trabajo, ya que los empleados deben seguir estrictamente políticas predeterminadas. Existe la tendencia de que al seguir estrictamente estas políticas predeterminadas, las personas se preocupan más por cumplir con estos planes que por lograr las metas. A veces, la planificación desalienta la iniciativa y la creatividad individuales. Restringe su libertad y se ignoran nuevas oportunidades.
2. Es posible que la planificación no funcione en un entorno dinámico: la planificación tiene que operar en un entorno externo, como políticas gubernamentales, tecnología, etc., que está fuera del control de la organización. En cualquier situación, los cambios en el entorno hacen que el plan sea inoperante e ineficaz. Por lo tanto, la planificación no proporciona un resultado positivo cuando dichos cambios no se pronostican con precisión.
3. La planificación reduce la creatividad: la planificación implica la determinación de políticas y procedimientos por adelantado. Se requiere que los empleados los sigan estrictamente, y las desviaciones se consideran altamente indeseables. Como resultado, los empleados no muestran sus habilidades y se reduce su iniciativa y creatividad.
4. La planificación implica enormes costos: la planificación es un proceso costoso porque se gasta mucho dinero en recopilar y analizar información. También implica el costo de los expertos, ya que a los expertos se les paga por la planificación. Se deben hacer esfuerzos para beneficiarse del análisis y asegurar que los beneficios derivados de la planificación sean mayores que su costo. Si el costo de la planificación no justifica el beneficio, se debe evitar la planificación.
5. La planificación requiere mucho tiempo: se necesita mucho tiempo para recopilar, analizar e interpretar la información relevante para la planificación. Esto provoca un retraso en la toma de decisiones. Por lo tanto, durante las crisis y emergencias, que exigen una decisión inmediata, la planificación no funciona. A veces, la planificación anticipada puede provocar un retraso en la toma de acciones, lo que puede resultar en la pérdida de oportunidades rentables.
6. La planificación no garantiza el éxito: La planificación puede crear una falsa sensación de seguridad en la organización. Los gerentes tienden a adoptar planes previamente probados, pero no es necesario que un plan que funcionó antes vuelva a funcionar en este entorno competitivo. Entonces, no podemos decir que la planificación garantiza el éxito.
7. Resistencia al cambio: El empleado se familiariza con el método de hacer el trabajo. Entonces se resisten al cambio y no quieren adoptar un nuevo método de hacer el trabajo. Tal falta de voluntad puede conducir al fracaso del plan.

Una de las razones por las que necesitamos planificación es nuevamente la regla 18/20. Está bien establecido que para la actividad no planificada, el 80% del esfuerzo es menos del 20% de los resultados. Uno debe dedicar mucho tiempo a decidir qué hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo. De lo contrario, puede resultar en tomar muchos pasos innecesarios, desenfocados e ineficientes. Las limitaciones de la planificación indican los problemas en el proceso de planificación, pero con pasos cuidadosos limitados, estas limitaciones de la planificación pueden superarse. Es mucho más fácil ajustar un plan para evitar un aumento que se avecina que hacer frente a la crisis cuando llega.