¿Cómo guardar un archivo de Excel en formato PDF en MS Excel?

Todos los días en los negocios o en cualquier otro campo, hay mucha información que se requiere almacenar para uso futuro. Para cualquiera es muy difícil recordar esa información durante mucho tiempo. Los datos y la información anteriores se almacenan en forma de registro, archivo o papeleo, pero encontrarlos puede ser difícil para nosotros. Se tarda mucho tiempo. Para resolver este problema, Microsoft trae un software llamado MS Excel.  

Microsoft Excel es un software que permite a los usuarios almacenar o analizar los datos de manera sistemática adecuada. Utiliza hojas de cálculo para organizar números y datos con fórmulas y funciones. MS Excel tiene una colección de columnas y filas que forman una tabla. Generalmente, las letras alfabéticas se asignan a las columnas y los números a las filas. El punto donde se unen una columna y una fila se llama celda. Generalmente, se utiliza para mantener registros, datos en varios campos de negocios.  

Características de MS Excel:

1. Cálculo automático: esto lo ayuda a calcular un grupo de datos y muestra automáticamente el resultado en el área de estado. También puede crear sus propias fórmulas.
2. Compartido: puede compartir su archivo de datos a través de una red.
3. Plantillas: nos brinda una variedad de plantillas elegantemente diseñadas para su hogar o negocio.
4. Gráficos de Excel: los gráficos de Excel ayudan a transmitir su información de una manera muy fácil. Si elige los gráficos sabiamente y les da un formato limpio, puede entregarles mucha información.
5. Formato condicional: ayuda a los usuarios a concentrarse rápidamente en temas importantes de datos o en errores resaltados e identificar patrones importantes en los datos.
6. Clasificación y filtrado: se utiliza para clasificar o filtrar datos según sus necesidades. También puede reordenar los datos. Te ahorra mucho tiempo.
7. Barras de herramientas: tiene una colección de botones que brindan acceso con un solo clic a los comandos de uso común, como Guardar, deshacer y muchos más.
8. Cinta de opciones: tiene comandos y controles de tareas organizadas en pestañas y grupos.

1. CONVERTIR UN ARCHIVO EXCEL EN UN ARCHIVO PDF:

Paso 1: Primero abra el archivo MS Excel desde la computadora.

Paso 2: Ahora haga clic en la opción Archivo en las barras del menú de navegación, como se muestra en la siguiente figura:

Paso 3: seleccione la opción Guardar como en el menú de la izquierda.

PASO 4: A continuación , haga clic en la opción Examinar como se muestra en la siguiente figura:

Paso 5 : Después de eso, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como en la pantalla.

Paso 6: Ahora seleccione la unidad de almacenamiento en el menú del panel izquierdo como se muestra en la siguiente figura:

Paso 7: Ingrese el nombre del archivo en la sección de nombre de archivo.

Paso 8: A continuación , haga clic en el botón de menú de flecha desplegable .

Paso 9: seleccione la opción PDF del menú como se muestra en la siguiente figura:

Paso 10: Luego haga clic en la opción GUARDAR.

Como puede ver en la figura a continuación, el archivo de Excel se convierte en un archivo PDF.

2. Exportar un archivo de Excel como PDF:

Siga los pasos a continuación para exportar un archivo de Excel como PDF:

Paso 1: en la barra del menú de navegación, haga clic en la opción Archivo como se muestra en la figura a continuación:

Paso 2: Ahora haga clic en la opción Exportar del menú de la izquierda.

Paso 3: A continuación, seleccione la opción Crear documento PDF/XPS .

Paso 4: Haga clic en el cuadro resaltado (Crear PDF/XPS) como se muestra en la siguiente figura:

Paso 5: Después de eso, aparecerá el cuadro de diálogo (Publicar como PDF o XPS) en la pantalla.

Paso 6: Ahora seleccione la unidad de almacenamiento en el menú del panel izquierdo como se muestra en la siguiente figura:

Paso 7: Ingrese el nombre del archivo en la sección de nombre de archivo.

Paso 8: A continuación, haga clic en el botón de menú de flecha desplegable.

Paso 9: Seleccione la opción PDF del menú como se muestra en la siguiente figura:

Paso 10: Luego haga clic en la opción Publicar .

Como puede ver en la figura a continuación, el archivo de Excel se convierte en un archivo PDF.

3. Publicar como PDF/XP: 

Siga los pasos a continuación para publicar un archivo de Excel como PDF:

Paso 1: haga clic en el botón de menú de flecha desplegable como se muestra en la siguiente figura:

Paso 2: Seleccione la opción Más comandos del menú.

Paso 3: Después de eso, aparecerá un cuadro de diálogo Opciones de Excel en la pantalla.

Paso 4: seleccione la barra de herramientas de acceso rápido en el menú del panel izquierdo, como se muestra en la siguiente figura:

Paso 5: A continuación, haga clic en el botón de menú de flecha desplegable y luego seleccione la opción Todos los comandos del menú.

Paso 6: Desplácese hacia abajo y seleccione la opción Publicar como PDF/XPS del menú.

Paso 7: A continuación, haga clic en la opción Agregar .

Paso 8: Después de eso, haga clic en la opción Aceptar .

Como puede ver en la figura a continuación, se agrega un nuevo icono en la barra de herramientas de acceso rápido.

Paso 9: Haga clic en el icono resaltado como se muestra en la siguiente figura:

Paso 10: Ahora seleccione la unidad de almacenamiento en el menú del panel izquierdo.

Paso 11:   Ingrese el nombre del archivo en la sección de nombre de archivo.

Paso 12: Luego haga clic en la opción Publicar .

Finalmente, el archivo de Excel se convierte en un archivo PDF.

Estas son algunas formas de convertir un archivo de Excel en un archivo PDF usando MS Excel.