¿Cómo ordenar por apellido en Excel?

Cuando trabaje en Excel, probablemente se le asigne una tarea para ordenar los datos alfabéticamente en orden ascendente o descendente y es una tarea bastante fácil ordenar los datos usando los nombres en cualquiera de los dos órdenes. Es la tarea más fácil de realizar en Excel. Pero, ¿qué sucede si se le asigna la tarea de ordenar una lista de nombres según su apellido en orden ascendente o descendente? Tranquilo confuso, ¿verdad?. Este artículo lo ayudará a comprender las formas en que puede ordenar los datos según el apellido del conjunto de datos que se le proporcionó de tres maneras mediante el uso de funciones integradas de Microsoft Excel.

Ordenar usando Flash Fill

Flash Fill es una adición a Microsoft Excel 2013 que llenará automáticamente sus datos cuando detecte un patrón. Por ejemplo, Flash Fill puede separar nombres y apellidos de una sola columna o combinar nombres y apellidos de dos columnas diferentes.

Nota: La función Flash Fill se agrega en MS Excel 2013 y estará disponible en 2013 y versiones posteriores de Excel.

Por ejemplo:

Paso 1:   Escriba el apellido de los nombres dados en la lista para

celda D1 . Escriba al menos 2 apellidos en la columna D. (como se muestra a continuación). 

Paso 2: seleccione ambas celdas y desplace el cursor sobre la parte inferior derecha de la selección (como se muestra en un círculo a continuación). Notará que el cursor cambia a un ícono más.

Paso 3: Arrastra el ícono más a la última entrada de tus datos. Notará una opción de autocompletar (marcada en un círculo a continuación, Fig . 1 ). Haga clic en la opción Autocompletar y aparecerá un menú desplegable en el que debe seleccionar Flash Fill ( Fig. 2 ). 

Verá que todos los apellidos ahora están en la columna D.

Paso 4: seleccione todo el conjunto de datos y haga clic en la pestaña Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar (como se muestra a continuación).

Paso 5:   Aparecerá un cuadro de diálogo (como se muestra a continuación). En la opción Ordenar por agregue el nombre de la columna, aquí el nombre de la columna que se ordenará es D. En la opción Ordenar , seleccione el orden en el que desea ordenar sus datos, y en la opción Ordenar por seleccione valores porque tenemos texto como valores en la célula. Haga clic en Aceptar

Salida: Los datos se ordenarán alfabéticamente según los apellidos. Elimine los apellidos escritos en la Columna D y obtendrá el resultado deseado.

Ordenar usando Buscar y reemplazar

Como su nombre lo indica, Buscar y reemplazar es una funcionalidad que nos ayuda a encontrar un valor o número en la hoja y reemplazarlo con el número o valor deseado. Se utiliza cuando hemos escrito por error la ortografía incorrecta en todas partes de la hoja y necesitamos corregirla. Tomará mucho tiempo encontrar la ortografía incorrecta una por una y luego reemplazarla. El ejemplo se tomaría como el anterior.

Paso 1: copie los datos que deben clasificarse en la columna adyacente. (Como se muestra abajo)

Paso 2: Seleccione los datos copiados, en nuestro ejemplo, seleccione los datos de la columna D y presione Ctrl+F para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar (como se muestra a continuación). 

Paso 3: en el cuadro de diálogo, abra la opción Reemplazar y coloque un asterisco (*) seguido de un solo espacio en el campo Buscar. Deje Reemplazar con vacío. Y presione Reemplazar todo (como se muestra arriba). La salida solo tendrá apellidos en la columna D.

Nota: Los pasos anteriores funcionan bien incluso cuando tiene segundos nombres o prefijos (como Sr. o Sra.) en sus datos. Solo devolverá apellidos.

Paso 4: seleccione todo el conjunto de datos y haga clic en la pestaña Datos > Ordenar y filtrar > Ordenar (como se muestra a continuación).

Paso 5:   Aparecerá un cuadro de diálogo (como se muestra a continuación). En la opción Ordenar por agregue el nombre de la columna, aquí el nombre de la columna que se ordenará es D. En la opción Ordenar , seleccione el orden en el que desea ordenar sus datos, y en la opción Ordenar por seleccione valores porque tenemos texto como valores en la célula. Haga clic en Aceptar

Salida: Los datos se ordenarán alfabéticamente según los apellidos. Elimine los apellidos escritos en la Columna D y obtendrá el resultado deseado.

Ordenar usando texto en columnas

Texto en columnas es una función proporcionada por MS Excel que lo ayuda a dividir el texto escrito en una celda en varias celdas. El ejemplo sería el mismo.

Paso 1: seleccione los datos y vaya a la pestaña Datos> Ordenar y filtrar> Texto a columnas

Paso 2: Aparecerá un cuadro de diálogo (como se muestra a continuación). Seleccione Delimitado y presione el botón Siguiente> .

Paso 3: Haga clic en Espacio, si su delimitador es una coma o punto y coma en lugar de espacio, haga clic en eso. Ahora haga clic en Siguiente> (como se muestra a continuación).

Paso 4: Seleccione General en Formato de datos de columna y agregue el valor de celda adyacente a los datos originales en Destino y haga clic en Finalizar .

La salida se verá así.

Ahora repita los pasos 4 y 5 de Ordenar usando Flash Fill y habrá terminado. Pero recuerde ahora que los datos que desea ordenar están en la Columna E.