¿Cómo usar la función Autocompletar en MS Excel?

Todos los días en los negocios o en cualquier otro campo, hay mucha información que se requiere almacenar para uso futuro. Para cualquiera es muy difícil recordar esa información durante mucho tiempo. Los datos y la información anteriores se almacenan en forma de registro, archivo o papeleo, pero encontrarlos puede ser difícil para nosotros. Se tarda mucho tiempo. Para resolver este problema, Microsoft trae un software llamado MS Excel.  

Microsoft Excel es un software que permite a los usuarios almacenar o analizar los datos de manera sistemática adecuada. Utiliza hojas de cálculo para organizar números y datos con fórmulas y funciones. MS Excel tiene una colección de columnas y filas que forman una tabla. Generalmente, las letras alfabéticas se asignan a las columnas y los números a las filas. El punto donde se unen una columna y una fila se llama celda. Generalmente, se utiliza para mantener registros, datos en varios campos de negocios.  

Características de MS Excel:

1. Cálculo automático : Esto le ayuda a calcular un grupo de datos y muestra automáticamente el resultado en el área de estado. También puede crear sus propias fórmulas.
2. Compartido: puede compartir su archivo de datos a través de una red.
3. Plantillas: Nos brinda una variedad de plantillas elegantemente diseñadas para su hogar o negocio.
4. Gráficos de Excel: los gráficos de Excel ayudan a transmitir su información de una manera muy fácil. Si elige los gráficos sabiamente y les da un formato limpio, puede entregarles mucha información.
5. Formato condicional: ayuda a los usuarios a concentrarse rápidamente en temas importantes de datos o en errores resaltados e identificar patrones importantes en los datos.
6. Clasificación y filtrado: se utiliza para clasificar o filtrar datos según sus necesidades. También puede reordenar los datos. Te ahorra mucho tiempo.
7. Barras de herramientas: tiene una colección de botones que brindan acceso con un solo clic a los comandos de uso común, como Guardar, deshacer y muchos más.
8. Ribbon: Posee comandos y controles de tareas organizadas en Pestañas y grupos.

¿Qué es la función Autocompletar identificador en MS Excel?

Microsoft Excel tiene una característica especial llamada Fill Handle que archiva los datos automáticamente con un patrón específico. Básicamente, la herramienta Llenar controlador completa las entradas incompletas de datos al reconocer el patrón. Es una función de Excel incorporada que está habilitada por configuración predeterminada. Puede extender una serie de fechas, horas, números y combinaciones de texto al número deseado de celdas simplemente escribiendo las dos primeras entradas.

Algunas imágenes del controlador de relleno son: 

¿Usando manijas de relleno en MS Excel?

Siga los pasos a continuación para usar la función Autocompletar en Excel:

Paso 1: Primero Ingrese las dos primeras entradas de sus datos en las dos primeras celdas. Por ejemplo, ingresó 1 y 2 en las celdas A1 y A2.

Paso 2: A continuación , seleccione ambas celdas como se muestra en la figura 5.

Paso 3: Ahora pase el mouse sobre el borde inferior derecho de la ventana del rectángulo . Notará que el cursor cambiará inmediatamente a un ícono más (+) como se muestra en la figura 6.

Paso 4: A continuación, arrastre el icono de la cruz (+) hacia abajo por debajo de 20 o según sus necesidades.

Como puede ver en la figura a continuación, la función de controlador de relleno identificará automáticamente el tipo de patrón y completará las entradas por usted.

También puede copiar los mismos datos en la columna adyacente usando el icono «+» como se muestra en la figura 9.

Paso 5: Arrastre el ícono ” + ” hacia los lados como se muestra en la figura 10.

Todos los datos se copiarán automáticamente a la fila adyacente.

 

Paso 6 : para abrir la opción Autocompletar, haga clic en el botón pequeño resaltado como se muestra a continuación:

Paso 7: Después de hacer clic en el botón resaltado, se abrirá un cuadro de diálogo donde puede seleccionar diferentes opciones de autocompletar.

Paso 8: Marque la opción según su necesidad.

1. Copiar celda: esta función lo ayuda a copiar y pegar las celdas arrastradas seleccionadas.
2. Rellenar Serie:  Es la opción por defecto. Autocompleta las fechas según su patrón.
3. Rellenar sin formato: esta función rellena automáticamente las celdas al identificar el tipo de patrón y no copia el formato de la celda.
4. Rellenar días: esta función rellena automáticamente las celdas con días.
5. Rellenar días de la semana: esta opción rellena automáticamente las celdas solo con los días de la semana y elimina los fines de semana.
6. Llenar meses: esta función llena las celdas con meses crecientes.
7. Rellenar años: la opción Rellenar años rellena las celdas con los años incrementales. Por lo tanto, el número de día y el número de mes serán los mismos para todas las celdas.

Ejemplos de uso de controlador de relleno en Excel:

Ejemplo 1: Autocompletar nombres de meses

Siga los pasos a continuación para autocompletar el nombre del mes en Excel: 

Paso 1: en la primera celda, ingrese el nombre completo del mes , es decir, «enero» , como se muestra en la siguiente figura:

Paso 2: ahora seleccione la primera celda y desplace el movimiento sobre el borde inferior derecho de la ventana del rectángulo. Notará que el cursor cambiará al signo de icono más (+) .

Paso 3: Arrastra el ícono «+» hacia abajo.

Como puede ver en la imagen de abajo, los nombres de los meses se muestran automáticamente en las celdas.

Ejemplo 2: Autocompletar fechas y días

Siga los pasos a continuación para autocompletar fechas y días en Excel: 

Paso 1: en la primera celda, ingrese la fecha y el día de la semana, es decir, “20 – 08 – 2021” y “Viernes” como se muestra a continuación:

Paso 2: ahora seleccione la celda (A3 y B3) y desplace el movimiento sobre el borde inferior derecho de la ventana rectangular. Notará que el cursor cambiará al signo de icono más (+) .

Paso 3: Arrastra el ícono «+» hacia abajo.

Como puede ver en la imagen de abajo, las fechas y los días se muestran automáticamente en las celdas.

Estas son algunas características de Autocompletar en MS Excel.