Documentación técnica: tipos, habilidades requeridas, desafíos

Documentación técnica en la industria del software: a diferencia de los diferentes tipos de escritura, el mantra de generar un documento técnico es la reutilización. Aunque se puede modificar el contexto central del contenido, se puede crear el mejor documento técnico reutilizando o remodelando el material previamente disponible. Los documentos técnicos varían según la naturaleza y el dominio para el que está escribiendo. Pero cada empresa tiene su guía de estilo y formato que debe cumplir. Aunque es un viaje arduo, el resultado final vale la pena. Sin perder mucho tiempo, profundicemos en estos cinco pasos para ayudar a construir su documento técnico:

1. Revise la guía de estilo y los documentos relacionados : este es un paso muy importante. Para la generación de contenidos estándar, cada empresa tiene su manual de estilo. La guía de estilo lo guía a través del marco del contenido, la hoja de ruta para crear un documento, las técnicas de autoverificación y las reglas gramaticales que debe seguir. Aquí es donde se aplica el concepto de reutilización. Sigues el esquema básico y tratas de adaptar el contenido de la misma manera.

2. Adáptese con las herramientas de generación de documentos : aprenda a usar las herramientas necesarias para hacer un documento técnico, por ejemplo, DITA, Sphinx y muchas más.

3. Identifique su dominio : identifique el área para la que está escribiendo o escribirá. Antes de documentar cualquier producto, asegúrese de tener un conocimiento básico del producto por dentro y por fuera. Dedique algo de tiempo a comprender la funcionalidad y los objetivos a cumplir. Puede consultar a desarrolladores, ingenieros de calidad, gerentes de ingeniería, propietarios de productos, arquitectos principales, etc. para obtener una descripción general guiada.

4. Pruébelo usted mismo : después de obtener una hoja de ruta definitiva para realizar su documento técnico, utilice la versión disponible del producto. Recuerde, guiará a sus clientes con un proceso paso a paso detallado que deben seguir para hacer algo. Por ejemplo, si está preparando una guía paso a paso para instalar el producto ABC. Debe instalar el producto ABC antes de empezar a documentar el método de instalación.

5. Auto-revisión y verificación del contenido : Después de preparar el documento, realice la auto-revisión, que incluye; se debe verificar la exactitud gramatical, validar los pasos escritos y oraciones que generan falsa interpretación. Debe confirmar el contenido del documento con sus gerentes de ingeniería o el propietario del producto antes de enviarlo para la revisión final.

Habilidades importantes para un escritor técnico

Aquí hay algunos rasgos importantes para tener éxito como escritor técnico;

1. El conocimiento tecnológico se refiere a la comprensión potencial de la tecnología. Antes de comenzar a escribir, investigue. No se preocupe si no entiende todo, pero mantenerse al día es muy importante para brindar información efectiva y significativa a su audiencia.
2. La capacidad de escribir claramente es una habilidad absoluta de cualquier escritor técnico. Trate siempre de entender y luego pasar la información de forma clara y concisa. No te preocupes si cometes errores mientras escribes. Utilice herramientas como; Grammarly o buscar ayuda del SME (Subject-Matter Expert).
3. La habilidad para resolver problemas o resolver problemas es básica pero fundamental. Muchas documentaciones de software requieren habilidades para resolver y resolver problemas. Por lo tanto, no entre en pánico, en cambio, mantenga la calma e intente encontrar la solución.
4. Llevarse bien con un equipo multifuncional es vital al redactar un documento. Debe mantenerse actualizado sobre los plazos, los lanzamientos de productos y los hechos relacionados con los productos.
5. La capacidad de interactuar con SME (expertos en la materia) es crucial mientras trabaja en un producto. La comunicación con SME aportará un enfoque holístico a su documento de investigación. Las PYMES pueden ser su Gerente de ingeniería, Propietario de producto o Arquitecto principal, alguien que conoce mejor un tema.
6. La flexibilidad en términos de trabajar horas extras para continuar con el cambio de última hora o la escritura ineficiente durante el lanzamiento del producto es indispensable si es un escritor técnico.
7. La capacidad de representar gráficamente ideas complejas no es una necesidad, pero agrega valor si trabaja como escritor técnico.

No te preocupes si no eres un buen escritor. La escritura nunca puede ser perfecta, siempre hay espacio para mejorar. Sin embargo, iterar un documento es esencial.

Experto en la materia en redacción técnica

Experto en la materia (SME) es quien tiene el mando en un área o tema en particular. En la industria del desarrollo de software, las PYMES tienen una definición más amplia como aquellas con un mayor grado de experiencia técnica, particularmente adquirida a través de la experiencia y el autoaprendizaje.

En la industria de la escritura técnica, se contrata a una PYME para enseñar, capacitar, mejorar, aprobar y guiar a otros escritores técnicos. SME entiende un producto y la documentación desde un punto de vista holístico. Los manuales y la nota de publicación son desarrollados por un escritor técnico en conjunto con las PYMES. Después de completar un primer borrador, una PYME lo revisa con comentarios para incorporar. Además, a veces se entrevista a una PYME para extraer y comunicar información adecuada a una audiencia. Un escritor técnico también trabaja con SME para ayudar a desarrollar material de capacitación. En general, se requiere que una PYME verifique auténticamente la precisión técnica y firme un documento. Por lo tanto, la participación de las PYME es crucial durante la documentación.

Curiosamente, hay muchas PYME involucradas en la documentación. A veces, las PYME técnicas son un desarrollador de software que implementa el producto y sus características o incluso un ingeniero de control de calidad. Los gerentes de producto son conocidos como la PYME comercial. Saben dónde está el producto. El papel de una PYME depende de la estructura organizativa. SME es quien entiende un tema, pero un escritor técnico cierra la brecha entre SME y audiencia. Un redactor técnico no es una pyme. Sin embargo, un redactor técnico puede ser un arquitecto de documentos con años de experiencia.

Desafíos que enfrenta un equipo de documentación con Agile Scrum

La lucha de un equipo de documentación con un scrum ágil es un hecho tácito bien conocido. Involucrar a un escritor técnico en todo el modelo de entrega del producto se vuelve esencial. Sin embargo, los escritores técnicos se pasan por alto durante la entrega del producto y se compran en la vanguardia del lanzamiento del producto.

Aquí hay una lista de diez dificultades que encuentra un escritor técnico mientras trabaja con una empresa que sigue el modelo ágil para la entrega de productos;

1. Un escritor técnico necesita invertir mucho tiempo reescribiendo el contenido para la misma tarea. Como resultado, la producción es menos productiva.
2. Al trabajar con un equipo multifuncional, el requisito sigue cambiando. A veces se vuelve difícil igualar el ritmo con un equipo multifuncional. Consecuencias, la situación es aún más torpe.
3. Cualquier reunión (reunión regular, reunión de planificación o retrospectiva) está relacionada con las tareas realizadas, los problemas que surgieron y las formas de resolverlos por parte de un equipo multifuncional o un grupo de productos. El contexto de la discusión no es muy útil para un escritor técnico, excepto por una fecha límite importante o temas sobre el lanzamiento del producto.
4. El contenido o entrada se da en el último momento o durante la última semana. Por lo tanto, recopilar información es un trabajo arduo.
5. Antes del lanzamiento de un producto, un escritor técnico no tiene mucho que hacer.
6. No hay documentación de referencia detallada disponible para que un redactor técnico comprenda los requisitos.
7. Un escritor técnico puede necesitar una explicación repetitiva para un caso particular mientras que el equipo de producto no tiene mucho tiempo.
8. Un redactor técnico trabaja en un documento durante más de un mes y el proceso de documentación se descarta aleatoriamente.
9. La fase de entrega de documentos tiene tres capas y, a veces, cuatro. Encontrar un término medio durante el conflicto de intereses entre un grupo de productos para el contenido escrito es un proceso continuo y crucial, pero desafiante.
10. Un redactor técnico asume la responsabilidad exclusiva de la entrega del contenido. A veces, la interpretación falsa o el olvido de anonimizar información crucial pueden hacer sufrir a una empresa.

¿Por qué los documentos en curso se descartan o rescinden aleatoriamente?

Si bien un escritor técnico invierte una gran cantidad de tiempo para documentar un producto, a veces los documentos en curso se descartan o finalizan al azar. A continuación se encuentran las cinco razones citadas por los escritores técnicos;

1. Documentos iniciados sin analizar los impactos y requerimientos.
2. Documentos que necesitan cambios a lo largo del tiempo ya que no se alinean con la estrategia y el objetivo comercial.
3. Documentos relacionados con aquellos proyectos que ya no son una prioridad para las empresas de software.
4. Documentos que no están a la altura o estándar en términos de claridad, integridad y concisión. También conocido como Pobre Documentación .
5. Documentos (por ejemplo, manuales) que no pueden ser entregados dentro de un plazo.

Por lo tanto, los documentos son los costosos esfuerzos realizados por un escritor técnico para dar voz a un producto. Es muy importante entender un producto desde su punto de vista holístico. Comenzar con un documento de inmediato no es una necesidad, más bien invierta en comprender el estado de un producto y por qué se requiere un cambio en primer lugar.