EDRM: modelo de referencia de descubrimiento electrónico

El descubrimiento electrónico también se conoce como e-discovery o ediscovery es el descubrimiento realizado en procedimientos legales, como investigaciones gubernamentales, litigios o requests de la Ley de Libertad de Información, donde la información está en formato electrónico. Cualquier discusión sobre e-discovery debe comenzar con un concepto muy popular EDRM: modelo de referencia de descubrimiento electrónico . 

El modelo EDRM es tan omnipresente que prácticamente funciona como un logotipo para toda la industria del descubrimiento electrónico. Este modelo fue creado en 2005 por los expertos en descubrimiento electrónico, George Socha y Tom Gelbmann, para abordar la falta de estándares en el mercado del descubrimiento electrónico. 

En este artículo, cubriremos los siguientes temas: 

•  ¿Qué es EDRM?
• Etapas de EDRM.
• Influenciadores del proceso de descubrimiento electrónico.
• Limitaciones de EDRM.

¿Qué es EDRM?

EDRM es un marco que describe los estándares para la recuperación y el descubrimiento de cualquier dato digital. Esto representa la vista conceptual del proceso de descubrimiento electrónico, no un modelo literal o en cascada. Este modelo está diseñado para servir como guía para asimilar y recopilar datos electrónicos durante el proceso legal, incluido el descubrimiento de pruebas criminales. Consta de 9 etapas distintivas que describen cómo deben ser las actividades de eDiscovery durante una investigación. 

Etapas de EDRM –

El modelo EDRM presenta nueve etapas distintivas de descubrimiento electrónico conectadas por flechas para indicar la naturaleza secuencial e iterativa de las actividades de descubrimiento electrónico. 

Veamos las 9 etapas del modelo:  

1. Gobierno de la Información: Esta etapa implica la gestión de la información desde su creación hasta su destrucción. El gobierno de la información crea una base sobre cómo se manejarán y administrarán los datos antes del inicio de cualquier litigio. Esta etapa implica la gestión integral de datos a través de un conjunto de procedimientos, políticas y procesos. EDRM ha creado un modelo separado dedicado al gobierno de la información, que se conoce como Modelo de referencia de gobierno de la información (IGRM).
2. Identificación: Esta etapa implica la identificación de ESI-Información Almacenada Electrónicamente potencialmente relevante, una vez que se anticipa el litigio. Esto significa ubicar las fuentes potenciales de ESI, determinando su alcance, amplitud y profundidad.
3. Preservación: esta etapa involucra la preservación del ESI localizado, asegurando que no se estropee y se mantenga intacto para que esté disponible para etapas posteriores del proceso de descubrimiento electrónico. ESI debe protegerse contra la destrucción y alteración inapropiadas.
4. Recopilación: como sugiere el nombre, en esta etapa se recopila ESI para su uso posterior en el proceso de descubrimiento, como procesamiento, revisión, etc. Aquí, la información conservada se consolida en un repositorio protegido y accesible.
5. Procesamiento: el procesamiento implica reducir el volumen del ESI recopilado y convertirlo, si es necesario, en formas más utilizables y adecuadas para su revisión y análisis. La información repetitiva y duplicada se elimina en esta etapa.
6. Revisión: La revisión de la información procesada se realiza tanto por relevancia como por privilegio. La etapa de revisión a menudo se subcontrata a bufetes de abogados o proveedores especializados. Es la etapa más costosa y que consume más tiempo del descubrimiento electrónico.
7. Análisis: En esta etapa, los datos se ordenan de acuerdo con los temas que les conciernen, lo que permite discernir los patrones y el contexto general. ESI se evalúa por contexto y contenido, incluidos patrones clave, temas, debates y personas.
8. Producción: En esta etapa se entregan los datos al oponente en la forma solicitada y de acuerdo al cronograma y forma de entrega pactados. Hasta esta etapa, los datos deberían haber sido seleccionados para que no sean acumulativos o duplicados, revisados ​​minuciosamente por privilegio y relevancia, y organizados.
9. Presentación: en esta etapa, ESI se muestra ante el público, como en declaraciones juradas, audiencias, juicios, etc., especialmente en formas nativas, como la creación de videos, tutoriales, etc. 

Personas influyentes en el proceso de descubrimiento electrónico:

Echemos un vistazo a algunos de los factores que influyen en el proceso de descubrimiento electrónico:  

• Tamaño y naturaleza de la empresa: las empresas más grandes tienen que lidiar con muchos litigios. Por lo tanto, estas empresas tienden a tener procesos más formales en torno al descubrimiento electrónico, ya que las demandas son más rutinarias que una empresa que solo se ocupa de un puñado de demandas al año.
• Industria: E-discovery no se trata solo de litigios. Las empresas, como las financieras o de energía, se ven obligadas con frecuencia a entregar ESI como parte de las auditorías e investigaciones gubernamentales y, por lo tanto, necesitarán procesos para manejar dichas requests.
• Infraestructura de datos: el proceso de descubrimiento electrónico de una empresa está vinculado a la naturaleza de los sistemas corporativos y los depósitos de datos. Respuestas a preguntas como: ¿Los datos están centralizados o muy dispersos? ¿Existen recursos de TI internos dedicados para manejar las tareas de descubrimiento electrónico? ayudará a definir el último proceso de e-discovery.

Limitaciones de EDRM –

Si bien EDRM es un modelo ampliamente utilizado y aceptado, no está exento de deficiencias. Es muy importante tener en cuenta estos puntos clave:  

• EDRM es un marco y no un proceso o flujo de trabajo: EDRM es un excelente punto de partida para cualquier empresa que busque definir un proceso interno. Pero su utilidad es muy limitada, dadas todas las complejidades, demandas de recursos, subtareas que comprende cada etapa individual.
• Los avances tecnológicos han hecho que EDRM quede obsoleto: EDRM refleja una era de «herramientas puntuales» de descubrimiento electrónico, sistemas que servían para propósitos muy limitados y especializados. El tiempo ha cambiado. En la actualidad, existen sistemas de software únicos disponibles que abordan todas las funciones abordadas por el EDRM de una manera más simplificada y consolidada, desafiando efectivamente la naturaleza secuencial del EDRM.
• Algunos procesos importantes de descubrimiento electrónico se pierden en el EDRM: otra limitación es la exclusión de algunos procesos clave de descubrimiento electrónico, como el concepto de evaluación temprana de casos (ECA) , mediante el cual se realiza un análisis preliminar del ESI en las primeras etapas de un asunto, no está cubierto en el modelo EDRM. Del mismo modo, Legal Holds, que es claramente un componente de la etapa de preservación, está ausente del modelo.

Referencias: https://www.edrm.net/resources/frameworks-and-standards/edrm-model/