Kanban – Metodología Ágil

Kanban es una metodología ágil de desarrollo de software popular . Básicamente es un dispositivo de señalización que instruye el movimiento de las piezas en un sistema de producción de ‘pull’, desarrollado como parte del TPS (Toyota Production System). Kanban se trata de visualizar el flujo de trabajo existente en términos de pasos. Estos pasos se pueden crear en la pizarra. 

El objetivo principal de Kanban es reducir el WIP (trabajo en curso), o el inventario, entre procesos al garantizar que el proceso anterior cree piezas siempre que el proceso posterior lo necesite. El objetivo de la ejecución de Kanban es garantizar que los elementos de trabajo avancen rápidamente a los siguientes pasos para obtener valor comercial más rápido.

El método Kanban es un enfoque para los sistemas evolutivos e incrementales y el cambio de procesos para las organizaciones. Se utiliza un sistema de extracción limitado de trabajo en progreso como mecanismo central para descubrir complicaciones de operación (o proceso) del sistema y alentar la colaboración para mejorar el sistema continuamente.

Los tableros Kanban electrónicos también están disponibles en herramientas ALM como Rally (CA Agile), Jira, SwiftKanban, LeanKit Kanban, etc. Las etapas se pueden configurar en estas herramientas y el movimiento de boletos entre etapas se puede ver en estas herramientas.

¿Cuándo sería necesario el enfoque Kanban?

Kanban se adapta mejor a los siguientes escenarios:

• Requisitos dinámicos/cambiantes frecuentes que deben entregarse más rápido.
• En caso de cambiar las prioridades, el equipo puede retirar el trabajo priorizado tan pronto como se reduzca el límite WIP.
• Los lanzamientos frecuentes están ahí (Periódicamente).
• Cuando el trabajo entrante es continuo.
• Donde la prioridad de la tarea debe decidirse dinámicamente en función de la naturaleza y el tipo de la tarea.
• La mejor opción es para proyectos de soporte de entradas o producción.
• Kanban también podría ser utilizado por cualquier función de una organización, por ejemplo, en marketing, ventas y recursos humanos.

Sin embargo, Kanban podría no ser la opción adecuada para proyectos en los que:

• Las tareas podrían permanecer en estado de «espera» durante mucho tiempo.
• Principalmente tomas orientadas a la investigación están ahí.
• Para mejoras donde los requisitos están evolucionando/poco claros.
• No se define un alcance previo y las tareas siguen evolucionando.
• Hay demasiada dependencia entre las tareas.
• Si es necesario recopilar todos los elementos de las etapas de trabajo, solo implemente.

Tablero/Tarjeta Kanban

Es fundamental comprender la visualización de las etapas del flujo de trabajo en la canalización de ejecución de tareas. El tablero Kanban proporciona una forma sencilla de entender el proceso. Se puede explicar de la siguiente manera:

1. Cada solicitud recibida se coloca en el tablero Kanban. 
2. Una columna en el tablero representa una etapa (estas etapas se denominan etapa de trabajo) durante el ciclo de vida de los errores/tickets. Por ejemplo, el tablero Kanban puede tener 4 etapas: Recibido/Reconocido, En progreso, UAT y Listo. 
3. La etapa recibida también podría llamarse «Backlog». 
4. El equipo podría decidir los nombres de las fases en función de la terminología utilizada por sus respectivos equipos.
5. El tablero Kanban podría ser una pizarra blanca simple en la que se podrían usar notas adhesivas con los detalles del boleto o se podría usar un tablero Kanban electrónico. 
6. Las herramientas ALM como Rally/Jira se pueden configurar para usar el tablero Kanban.
7. El tablero puede dar una señal en caso de que los errores/boletos estén atascados en una etapa por mucho tiempo. 
8. Para tableros electrónicos, uno puede configurar el tablero Kanban de manera que los boletos/historias de usuario junto con la marca de tiempo sean visibles. 
9. Para las pizarras que se mantienen manualmente, el equipo puede ingresar la fecha/hora.

Del tablero de muestra anterior, se pueden inferir sobre los tableros o tarjetas Kanban:

1. Flujo de trabajo: Trabajo pendiente -> Reconocido -> Desarrollo -> Pruebas -> Implementación/UAT -> Listo
2. Etapas de trabajo: Reconocido, Desarrollo (En progreso), Desarrollo (Listo), Prueba (En progreso), Prueba (Listo), Implementación/UAT, Trabajo pendiente (Cola de llegada), Hecho (Etapa finalizada)
3. Elementos de trabajo: Dos tipos de tareas (Tipo 1 y Tipo 2) están representados por elementos de trabajo  

Principios de Kanban

Kanban se basa en cuatro principios clave que se mencionan a continuación:

1. Comenzar con el proceso existente: Es un método de gestión de cambios que comienza con el proceso existente. Los cambios se realizan en el sistema de manera incremental y evolutiva. A diferencia de Scrum, no hay procesos o roles específicos definidos en Kanban.
2. Acordar continuar con los cambios evolutivos e incrementales: después de comenzar con el proceso existente, el equipo debe acordar cambios continuos, incrementales y evolutivos. Los cambios deben ser pequeños e incrementales. Los cambios rápidos y sustanciales pueden ser efectivos, pero también estarán sujetos a una mayor resistencia por parte del Equipo.
3. Admire los roles, procesos, responsabilidades y títulos actuales: aunque Kanban sugiere cambios incrementales continuos en el proceso, respeta los roles, responsabilidades y títulos de trabajo actuales. Esto ayuda al equipo a ganar confianza a medida que comienzan con Kanban.
4. Liderazgo en todos los niveles: Kanban no espera liderazgo de un conjunto específico, sino que se fomentan mucho las acciones de liderazgo en todos los niveles de la organización.

Prácticas Kanban

Las siguientes son las seis prácticas principales de Kanban:

1. Limitar WIP: Limitar el trabajo en proceso (WIP) implica que un sistema de extracción se ejecuta en partes o en todo el flujo de trabajo. (El sistema PULL) actuará como uno de los estímulos clave para los cambios incrementales, continuos y evolutivos del sistema. Límite WIP asigna límites explícitos a la cantidad de elementos que pueden estar en progreso en cada estado de flujo de trabajo.
2. Visualizar: Visualizar el flujo de trabajo y hacerlo visible es importante para saber cómo avanza el trabajo. Sin comprender el flujo de trabajo, es difícil incorporar los cambios correctos. Por lo general, se utiliza una pared de tarjetas con columnas y tarjetas para visualizar el flujo de trabajo. Los diferentes estados o pasos dentro del flujo de trabajo están representados por las columnas en la pared de la tarjeta.
3. Administrar el flujo: se debe observar, medir e informar el flujo de trabajo a través de cada estado dentro del flujo de trabajo. Al administrar el flujo vigorosamente, se puede evaluar que las modificaciones incrementales, continuas y evolutivas del sistema tengan efectos negativos o positivos en el sistema.
4. Mejorar en colaboración, evolucionar experimentalmente: Kanban fomenta pequeños cambios incrementales, continuos y evolutivos. Siempre que los equipos tengan una comprensión común de los conceptos sobre el trabajo, el proceso, el flujo de trabajo y el riesgo, es más probable que puedan formar una comprensión compartida de un problema y sugerir acciones de mejora que podrían lograr un consenso.
5. Implemente circuitos de retroalimentación: la retroalimentación temprana de los clientes y el sistema de extracción son importantes en Kanban. Si recibimos comentarios de diferentes partes interesadas y procesos, ayudará a eliminar el riesgo y optimizar el proceso de entrega.
6. Haga que las políticas sean explícitas: hasta que no se aclare el mecanismo de un proceso, es difícil llevar a cabo un debate y discutir formas de mejorarlo. Sin una comprensión clara de cómo se hace realmente el trabajo y cómo funcionan realmente las cosas, cualquier conversación sobre complicaciones tiende a ser anecdótica, emocional y subjetiva. Con una comprensión clara, es posible mantener una discusión más racional, empírica y objetiva de los problemas. Es más probable que facilite el consenso en torno a las sugerencias de mejora.

Flujo de trabajo de Kanban: ¿cómo funciona el sistema de extracción de Kanban?

1. Visualiza tu flujo de trabajo:

• Identificar las etapas de trabajo y los elementos de trabajo.
• Elementos de trabajo: el esfuerzo máximo de 2 días para mantenerlo breve y en movimiento.
  • Escriba elementos de trabajo en tarjetas y péguelos en columnas, debajo de las etapas de trabajo correspondientes, según el flujo de trabajo del sistema: de izquierda a derecha.
  • El flujo de trabajo se puede representar físicamente o con una herramienta como Jira.
• Etapas del trabajo de muestra: Diseño, Desarrollo, Prueba, Producción, Despliegue, Hecho.
  • Cada etapa se puede dividir en Listo y En progreso.
  • Inicialmente, estas dos subetapas pueden no estar presentes.
  • Posteriormente se introducen para comprobar el tiempo de espera en cada etapa.

2. Establezca un sistema de extracción:

• En lugar de introducir tareas en el proceso, los equipos extraen trabajo solo cuando es necesario y tienen la capacidad para cumplirlo. Las columnas ‘En progreso (IP)’ y ‘Terminado’ aparecen en cada estado del proceso. 
• Por ejemplo, cuando finaliza una tarea de desarrollo, se mueve a la columna ‘Desarrollo (Terminado)’. 
• Los estados de la cola son lo que se refiere a las columnas ‘Listo’. Nadie trabaja en tareas en los estados de cola; por lo tanto, estos son pasivos. 
• En nuestro ejemplo, ‘Desarrollo (Terminado)’ es la cola de la que los equipos de prueba extraen las tareas listas para la prueba una vez que tienen la capacidad de manejar el nuevo trabajo. 
• Los equipos pueden evitar la realización de varias tareas al hacer el trabajo y centrarse en las tareas más importantes. 
• Esto da como resultado un mayor rendimiento y tiempos de ciclo más cortos, lo que implica clientes felices y mayores ganancias.

3. Limitar el WIP: Cree un sistema Pull aguas arriba estableciendo límites de WIP, y también asegúrese de que el equipo « Deje de comenzar y comience a terminar «. Después de terminar una tarea en la etapa actual, los miembros del equipo pueden extraer una tarea de la etapa anterior, liberando así capacidad en la etapa anterior. Esto continúa hasta la entrada de los errores/tickets.  

• Los límites WIP podrían establecerse en función de los datos históricos y la planificación de la capacidad.
• En caso de que se acumulen muchos boletos en una etapa, otros miembros del equipo ayudan a los miembros de su equipo para que el movimiento de boletos sea fluido, lo que aumenta la colaboración.
• Los límites WIP definidos podrían observarse durante 3 a 4 semanas y actualizarse según la experiencia del equipo.

El tablero Kanban de muestra con los límites WIP presentados se muestra a continuación:

Entendamos la configuración de un límite WIP para una fase en el ciclo de vida de corrección de errores con un ejemplo:

El Proyecto ABC es un proyecto de mantenimiento con una corrección de errores en el alcance. Este proyecto necesita configurar un tablero Kanban con límites WIP para el flujo de correcciones de errores. Tratemos de entender cómo se establecen los límites WIP para la fase de Análisis de impacto.  

• Los datos históricos indican que el equipo dedica un promedio de 4 horas al análisis de impacto. 
• Hay 2 diseñadores trabajando en la fase de análisis de impacto. 
• Están asignados a este proyecto durante 5 horas al día. 
• La capacidad para esta fase es de 10 horas (5*2: Nº de horas * Nº de recursos). 
• Por lo tanto, el límite WIP debe ser 2 para la fase de análisis de impacto.  

Del mismo modo, calcule los límites WIP para las fases de desarrollo y prueba. Como regla preferida, el límite WIP no debe ser mayor que el número de personas que trabajan en el escenario.

En caso de que se infrinja el límite WIP, también se pueden registrar en el tablero y proporcionar límites permisibles para las infracciones. En caso de que se infrinja el límite WIP más que el límite establecido, los límites WIP podrían volver a calcularse.  

El tablero Kanban también puede incluir información de boletos bloqueados. El límite WIP debe calcularse en función del contexto del proyecto.

4. Aplique señales de extracción: el uso de señales de extracción para indicar que las tareas nuevas están listas para ser manejadas es una parte importante de un sistema de extracción. Cuando la cantidad de tarjetas en una columna cae por debajo del límite especificado en un sistema de extracción Kanban, se genera una señal de extracción. Esto le dice a la columna anterior que un nuevo trabajo está listo para avanzar. No se pueden retirar más tareas una vez que se haya alcanzado el límite de trabajo en curso a menos que se haya completado primero una pendiente. Esto ayuda a evitar el agotamiento del equipo al garantizar que solo tengan tanto trabajo como puedan manejar. También ayuda a evitar que se pasen por alto trabajos.

Tiempo de entrega y tiempo de ciclo

• Plazo de entrega: El lapso de tiempo entre el momento en que una tarea ingresa al sistema de trabajo y el momento en que se completa se conoce como tiempo de entrega. El tiempo de entrega es el tiempo que tarda un insumo en pasar por todas las operaciones y llegar a la línea de meta. En la terminología de Kanban, el tiempo total que tarda una tarea delegada en llegar a la columna más a la derecha. 
• Tiempo de ciclo: el tiempo de ciclo muestra cuánto tiempo pasa el equipo trabajando en una tarea priorizada. El tiempo del ciclo comienza cuando cualquier miembro del equipo comienza a trabajar en la tarea y la transfiere a la columna ‘en progreso’, y continúa hasta que se completa la tarea.

• Relación entre el tiempo de ciclo y el tiempo de entrega: La distinción más importante, aunque a menudo pasada por alto, entre el tiempo de ciclo y el tiempo de entrega son sus unidades de medida. 

El tiempo de ciclo se mide en cantidad de tiempo por unidad/proceso/tarea
El tiempo de entrega se mide en tiempo transcurrido (semanas, horas, segundos)

La ley de Little ofrece la mejor descripción del vínculo entre el tiempo de ciclo y el tiempo de entrega: tiempo de
ciclo x trabajo en curso = tiempo de entrega (trabajo en curso)

Diagrama de flujo acumulativo

En Kanban, un diagrama de flujo acumulativo (CFD) es una herramienta de análisis avanzada. Permite a los equipos ver cómo se visualizan sus esfuerzos de flujo de trabajo y el progreso general del proyecto. Los equipos pueden usar el diagrama de flujo acumulativo para realizar un seguimiento de la estabilidad de su flujo de trabajo, anticipar cuellos de botella para poder modificar su flujo de trabajo en consecuencia y hacer que los procesos sean más predecibles.

Los siguientes son tres parámetros cruciales que debe buscar en el CFD:

• Tiempo de ciclo: el tiempo total que le toma a su equipo completar cada tarea de principio a fin.
• Trabajo en progreso: esta es la cantidad de tareas en las que su equipo está trabajando actualmente.
• Rendimiento: la cantidad de tareas que su equipo puede terminar en un período determinado.

Cómo calcular el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo

Si el software de gestión de proyectos correcto y toda la información están disponibles, es fácil calcular el tiempo de entrega y el tiempo de ciclo de cualquier proyecto. El diagrama de flujo acumulativo (CFD) es el método más fácil y más utilizado para estimar los tiempos de entrega y de ciclo.

• CFD es un gráfico que representa el progreso de un proyecto mapeándolo en un gráfico. 
• Las unidades WIP se muestran en el eje vertical, mientras que el tiempo se muestra en el eje horizontal. 
• El CFD se divide en segmentos, cada uno de los cuales muestra una sola columna del tablero Kanban. 
• Las tareas planificadas, las tareas en curso y las tareas completadas son las tres divisiones principales, al igual que en un tablero Kanban. 
• Sin embargo, se pueden agregar muchas más secciones para agilizar aún más el progreso.
• Para calcular el tiempo de entrega, simplemente interprete los datos desde el momento en que se ingresa una solicitud en el sistema (atraso), avanza a través del proceso (en progreso) y finalmente llega a su finalización (completado). 
• El plazo de entrega está representado por el intervalo de tiempo para este conjunto de datos.
• Calcular el tiempo del ciclo, por otro lado, requiere omitir la primera fase mientras el artículo estaba en el backlog y enfocarse en el período posterior al inicio del trabajo. 
• El tiempo de ciclo se calcula como la cantidad de tiempo empleado por unidad.

Enfoque Kanban

El enfoque Kanban consta de tres pasos:

A. Visualizar: este paso implica definir y visualizar el flujo de trabajo.

• Comprender la necesidad de mejora.
• Defina el proceso.
• Flujo de proceso completo del flujo de valor.
• Visualice el flujo del proceso.

B. Cuantificar: Este paso implica tres actividades:

1. Puesta en marcha:
   • Comprender y/o estimar WIP.
   • Cree límites WIP iniciales.
2. Ajustar: 
   1. Estudiar la viabilidad de los límites WIP.
   2. Ajuste los límites si es necesario.
   3. Desarrollar declaraciones sobre los límites y políticas.
   4. Capacitar al equipo en forma piloto.
3. Medida:
   • Definir problemas actuales.
   • Conviértelos a medidas.
   • Derivar métricas.
   • Establecer un sistema de recopilación de métricas.
   • Definir las herramientas utilizadas para analizar métricas y datos.

C. Optimizar: este paso implica las siguientes tres actividades :

1. Identificar y mejorar:
   • Analizar datos.
   • Establecer flujo de valor futuro.
   • Identificar oportunidades de mejora.
   • Priorizar.
   • Desarrollar planes de acción.
   • Implementar planes de acción.
   • Asegurar la mejora.
2. Establecer normas:
   • Revise los límites y las políticas.
   • Entrena al equipo.
   • Implementar un nuevo proceso.
3. Prever la mejora continua:
   • Configure el sistema para monitorear y mejorar continuamente los procesos.
   • Haga que el proceso sea impulsado por el proceso y no por las personas.

Beneficios de usar el Marco Kanban

• Limitar el trabajo en curso y establecer políticas dará como resultado un mejor enfoque en la calidad y, como resultado, una mayor satisfacción del cliente.
• Utilice la transparencia para impulsar la mejora de procesos
• Residuos minimizados
• Menos gastos generales de proceso
• Un ritmo más preciso y predecible garantiza que los miembros del equipo nunca estén sobrecargados.
• Permite una rápida repriorización para adaptar los cambios según la demanda del mercado.
• Mejor flujo de tareas
• La composición del equipo también se puede cambiar.
• Ayuda a lograr una mayor productividad de los equipos.
• La priorización ayuda a optimizar los procesos y el flujo de trabajo.
• Mejor calidad de trabajo
• Identificación y eliminación de cuellos de botella.
• Tiempo de cola reducido
• Reducción del esfuerzo desperdiciado

Kanban frente a Scrum

No. S.	Kanban	Melé
1.	La planificación, el lanzamiento y la mejora de procesos pueden tener cadencias separadas.	La iteración está limitada en el tiempo.
2.	Para la planificación y la mejora de procesos, el tiempo de entrega se utiliza como métrica predeterminada.	Para la planificación y la mejora de procesos, se utiliza Velocity como la métrica predeterminada.
3.	Los equipos multifuncionales son opcionales.	Equipos multifuncionales prescritos.
4.	Seguimiento de proyectos: CFD se puede utilizar para comprender el progreso del flujo de trabajo.	Seguimiento del proyecto: se prescribe el gráfico Burndown.
5.	WIP limitado directamente (por estado de flujo de trabajo).	WIP limitado indirectamente (por sprint).
6.	Puede agregar nuevos elementos cada vez que cae el límite WIP.	No se pueden agregar elementos a la iteración en curso.