macros en excel

Las macros permiten automatizar tareas repetitivas en Microsoft Excel. Algunas tareas deben realizarse varias veces y la repetición de todas las acciones consumiría tiempo. En estos escenarios, Macros ayuda a automatizar estas tareas. 

Una macro es un conjunto de acciones que podemos ejecutar tantas veces como sea necesario para realizar una determinada tarea. Cuando se crea una macro, todo el mouse hace clic y se registran las pulsaciones de teclas. 

Por ejemplo: supongamos que para cada mes se va a crear un informe para todos los profesores de una escuela. Como es una tarea repetitiva, las macros pueden entrar en acción aquí. 

¿Cómo grabar una macro?

Se pueden realizar los siguientes pasos para grabar una macro en Excel:

• Haga clic en la pestaña Desarrollador en la cinta.

• En el Grupo Código se encuentra la herramienta Grabar Macros. Haz click en eso.

• A medida que se seleccionan las macros, se abre un cuadro de diálogo que contiene las siguientes opciones para completar.

En el cuadro de diálogo, ingrese el nombre de la macro en Nombre de la macro. Sin embargo, no se puede usar el espacio en el nombre de la macro para separar las palabras, se puede usar el guión bajo (_) para este propósito. Ejemplo: nombre_macro .

Hay algunas otras opciones también en el cuadro de diálogo, es decir, dónde almacenar la macro, la tecla de método abreviado que se puede usar para activar la macro y la descripción de la macro creada. Se pueden llenar en consecuencia. 

• Después de llenar el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar.
• Tan pronto como se hace clic en Aceptar, Excel Macro registra el conjunto de operaciones que el usuario está practicando.
• Una vez que el trabajo está hecho, en la pestaña Desarrollador, se puede ver una opción «Detener grabación». Pulsando sobre el que se detiene la grabación y se guarda la macro creada.

¿Cómo ejecutar la macro?

Existen diferentes métodos mediante los cuales se puede ejecutar una macro. Algunos de los métodos se discuten aquí en este artículo. 

1. Ejecute la macro haciendo clic en una forma

Una de las formas más fáciles de ejecutar una macro es crear cualquier forma en la hoja de trabajo y usarla para ejecutar la macro.

Los pasos que se deben seguir son:

• Haga clic en la pestaña Insertar en la cinta.

• Vaya al grupo Ilustraciones y haga clic en el icono Formas. En la hoja, elija cualquier forma que desee y desee que se asigne como macro.

• Haga clic donde desee agregar la forma en la hoja y la forma se insertará automáticamente.

• La forma se puede cambiar de tamaño o reformatear de acuerdo con la forma que desee. También se puede agregar texto en la forma.

• Luego haga clic con el botón derecho en la forma y se abrirá un cuadro de diálogo. Luego haga clic en Asignar macro.

• Después de hacer clic con el botón derecho en la forma, se abrirá otro cuadro de diálogo de Macro.

• En el cuadro de diálogo, seleccione la macro de la lista que desea asignar a su forma y haga clic en el botón Aceptar.

¡El trabajo está hecho! Ahora la forma funcionaría como un botón y cada vez que haga clic en él, ejecutará la macro asignada.

2. Ejecutar macro haciendo clic en un botón

Si bien la forma es algo que puede formatear y jugar con ella, un botón tiene un formato estándar. También se puede asignar una macro a un botón para facilitar su uso y luego puede ejecutar la macro simplemente haciendo clic en ese botón.

Los pasos que se deben seguir son:

• Vaya a la pestaña Desarrollador en la cinta.

• En el grupo Controles, haga clic en la herramienta Botón.

• Ahora, haga clic en cualquier parte de la hoja de Excel. Tan pronto como haga esto, se abrirá el cuadro de diálogo Asignar macro.

• Seleccione la macro que desea asignar a ese botón y complete las otras opciones. Luego haga clic en Aceptar.
• Después de eso, se puede ver un botón rectangular en la hoja y listo para usar.

El botón que aparece en la hoja tiene una configuración predeterminada y no puede formatearlo como el color o la forma del botón.

Sin embargo, el texto que aparece en el botón se puede cambiar. Simplemente haga clic derecho en el botón y se abrirá un cuadro de diálogo.

Haga clic en Editar texto alternativo y cambie el texto. 

3. Ejecute una macro desde la cinta (pestaña Desarrollador)

Si tiene varias macros en el libro de trabajo que definen diferentes tareas, puede ver una lista de todas las macros en el cuadro de diálogo Macros y facilita la ejecución de varias macros desde una sola lista.

Los pasos que se deben seguir son:

• Vaya a la pestaña Desarrollador en la cinta.

• Luego, en Code Group, haga clic en la herramienta Macros.

• Se abrirá un cuadro de diálogo que contiene la lista de todas las macros creadas en ese libro en particular.

• Seleccione esa macro que desea ejecutar.
• Haga clic en Ejecutar.

4. Ejecute una macro desde el editor de VB 

Si el usuario y el creador de las macros son los mismos, en lugar de dedicar tiempo a crear botones y formas, podemos ejecutar directamente la macro desde el Editor de VB. 

Aquí están los pasos:

• Vaya a la pestaña Desarrollador en la cinta.

• En el Grupo de código, haga clic en Visual Basic y se abrirá una nueva ventana.

• Luego haga clic en el signo Ejecutar macro, se abrirá un cuadro de diálogo que enumera todas las macros de ese libro de trabajo.

• Seleccione la macro que desea ejecutar de la lista y haga clic en Ejecutar.

Tan pronto como se haga clic en Ejecutar, la macro se ejecutará en la hoja de Excel. 

Si solo puede ver la ventana del Editor de VB y no la hoja, entonces es posible que no vea los cambios que ocurren en la hoja de trabajo. Para ver los cambios, minimice/cierre la ventana del editor de VB. 

Se pueden explorar otras características de Macros.