Organización formal e informal

Organizar se refiere a identificar y hacer crecer diferentes actividades en la organización. Reúne recursos humanos y no humanos para lograr los objetivos de la organización. La organización ayuda en la implementación del plan al aclarar el trabajo y las relaciones laborales para el logro de las metas deseadas.

Tipos de organización

Las organizaciones son una red de relaciones entre personas que trabajan juntas para obtener el mejor resultado en una empresa. Los dos tipos de organización formados sobre la base de las relaciones son:

• organización formal 
• organización informal 

Organización Formal

La organización formal se refiere a la estructura oficial de puestos bien definidos, cada uno de los cuales es una medida de autoridad y responsabilidad. Esta estructura organizativa está diseñada por la dirección para llevar a cabo una tarea en particular. En la organización formal, las posiciones y la autoridad de cada nivel están claramente definidas. Está diseñado deliberadamente para permitir que las personas trabajen juntas para lograr objetivos comunes. Es una determinación deliberada por la cual las personas logran objetivos al adherirse a las normas establecidas por la estructura. En este tipo de organización, cada persona es responsable de su desempeño. Tiene una configuración formal de relaciones superior-subordinado para lograr un objetivo predeterminado. La estructura de una organización formal puede ser funcional o divisional. 

Características

Las siguientes son las características de la organización formal:

• Formación: la organización formal es creada por la gerencia de alto nivel para el buen funcionamiento de la organización.
• Propósito: Se crea para lograr los objetivos organizacionales, y le da más énfasis al trabajo que a las relaciones interpersonales.
• Relación de reporte: La posición, responsabilidad y rendición de cuentas de cada persona están claramente definidas. Estas cosas aclaran quién informará a quién y evita la confusión en una organización.
• Estabilidad: La organización formal es estable debido a su estructura bien definida.
• String de mando y comunicación: la organización formal sigue la string oficial de mando y comunicación en cada paso.
• Flexibilidad: la organización formal es rígida porque se requiere que los miembros se comporten de una manera prescrita.
• Coordinación: La organización formal coordina e integra el esfuerzo de varios departamentos.

Ventajas

Las siguientes son las ventajas de la organización formal:

• Fijación de la responsabilidad: Es más fácil fijar la responsabilidad porque las relaciones mutuas están claramente definidas.
• Claridad de deberes: El rol y los deberes de cada miembro están especificados clara y explícitamente. Por lo tanto, no hay confusión y ayuda a evitar la duplicación de esfuerzos.
• Unidad de comando; Hay unidad de mando en la medida en que la organización formal hace un mayor uso de los canales oficiales de mando y comunicación.
• Útil en el logro de los objetivos: conduce al logro efectivo de los objetivos al proporcionar un marco para las operaciones a realizar y aclarar los roles en la mente de los empleados.
• Brinda estabilidad: Brinda estabilidad a la organización ya que el comportamiento de los empleados se puede predecir de manera justa ya que existen reglas específicas para guiarlos. 

Desventajas

Las siguientes son las desventajas de la organización formal:

• Retraso en la acción: la comunicación formal puede dar lugar a retrasos en la toma de decisiones y la acción, ya que se debe seguir la string de mando oficial.
• Falta de iniciativa: la organización formal no permite ninguna desviación de la política y las normas establecidas por la dirección. Mata el espíritu de iniciativa y creatividad entre los miembros de la organización.
• Ignorar los elementos humanos: La organización formal ha dado más énfasis a su trabajo y estructura. Por lo tanto, ignora la importancia de las relaciones interpersonales y las necesidades humanas. 

Organización Informal

La organización informal se refiere a una red de relaciones sociales, que emerge por sí sola debido a los roles y relaciones formales entre las personas. Las organizaciones informales surgen dentro de la organización formal cuando las personas interactúan más allá de sus roles oficiales definidos. Cuando las personas tienen contacto frecuente, no se les puede obligar a seguir una estructura formal rígida. Significa que la organización informal no está planificada previamente. Surge automáticamente debido al contacto frecuente de las personas entre sí. Surge para satisfacer las necesidades sociales y personales de un individuo, que no pueden ser satisfechas a través de una organización formal. Las organizaciones informales no tienen reglas ni políticas prescritas, pero surgen a través de las relaciones sociales.

Características

Las siguientes son las características de la organización informal:

• Formación: la organización informal surge por sí sola dentro de la organización formal debido a la interacción entre los empleados. 
• Propósito: El propósito principal de una organización informal es satisfacer las necesidades sociales y culturales y cumplir con el interés común de los miembros de la organización.
• Relación de reporte: No existe un patrón definido de autoridad y responsabilidad.
• Estabilidad: Debido a la falta de una estructura definida, la estructura informal es menos estable.
• String de mando y comunicación:  No existe una dirección definida de comunicación para el flujo de información. La información fluye de forma independiente.
• Flexibilidad: Esta organización es flexible porque no tiene un estándar para medir el comportamiento.

Ventajas

Las siguientes son las ventajas de la organización informal:

• Comunicación más rápida: la organización informal sigue el canal de comunicación independiente porque no existe un canal oficial prescrito. Conduce a una difusión más rápida de la información, así como a una retroalimentación rápida. A veces, la gerencia también usa dicha comunicación para transmitir cierta información, que el sistema formal no logra transmitir.
• Satisfacer las necesidades sociales: la organización informal satisface las necesidades sociales de los miembros, que no se satisfacen en la organización formal. Esto mejora su satisfacción laboral, ya que les da un sentido de pertenencia.
• Ayuda en el logro de los objetivos organizacionales: Contribuye al cumplimiento de los objetivos organizacionales al compensar las insuficiencias en la organización formal. La organización informal proporciona retroalimentación sobre la experiencia laboral mientras discuten sus puntos de vista e ideas con sus superiores.

Desventajas

Las siguientes son las desventajas de la organización informal:

• Resistencia al cambio: la organización informal está limitada por la costumbre y la cultura, por lo que se resiste al cambio. Tal resistencia puede retrasar o restringir el crecimiento de la organización.
• Propagación de rumores : cuando una organización informal difunde rumores, se convierte en una fuerza destructiva y va en contra de los intereses de la organización formal.
• Presión de las normas del grupo: en el caso de la organización informal, las personas están bajo presión para seguir las normas del grupo, incluso si dichas normas van en contra de los intereses de la organización formal.

¿Por qué la organización informal es inevitable?

¿Por qué los miembros necesitan una organización informal?

La organización informal proporciona satisfacción personal y social a sus miembros. Provee las necesidades de amistad y compañía de los miembros, sumándose a los beneficios económicos y no económicos que les brinda. La estructura informal no sigue una string escalar, por lo que puede haber una difusión más rápida de la comunicación. Protege a los miembros de la gestión de alto nivel.

¿Por qué se opone la organización formal?

Una organización informal se considera una amenaza a la autoridad de los gerentes y también un obstáculo para lograr las metas organizacionales. Se considera una fuente de conflicto, ya que difunde rumores en una organización que pueden inducir a error a muchos empleados.  

¿Cómo ayuda la organización informal a la organización formal?

La organización informal contribuye al funcionamiento eficiente de la organización formal y también compensa las insuficiencias de la organización formal. La dirección suele utilizar este tipo de organización para transmitir información, lo que no es posible a través de canales formales. A través de la estructura informal, los gerentes de alto nivel pueden conocer los comentarios reales de los empleados sobre diversas políticas, planes y su experiencia laboral, lo que ayuda a mejorar el desempeño organizacional. 

¿Lo que debe hacerse?

La organización informal es inevitable ya que es un complemento de la organización formal, haciéndola más eficiente en el logro de los objetivos organizacionales. No se puede eliminar, ya que las metas solo se pueden lograr cuando se satisfacen las necesidades personales de los empleados, lo que los motiva. Los gerentes deben adoptar un enfoque positivo hacia los grupos informales, ya que a la organización le interesa tener este tipo de grupos. La organización debe reconocer su existencia y armonizarla con la organización formal.