Organización: significado, importancia y proceso

La organización se refiere a un proceso que consiste en una serie de pasos para identificar y agrupar varias actividades, recopilar o reunir varios recursos y establecer relaciones de autoridad con responsabilidad entre los puestos de trabajo. Puede mencionarse como la recopilación y utilización de recursos humanos y no humanos para implementar planes de una manera altamente efectiva y eficiente. Es lograr el plan general de la organización. En otras palabras, se refiere al proceso de organizar a las personas para que trabajen juntas y logren un objetivo común. Es un proceso de identificar actividades a realizar, agrupar estas actividades en unidades de trabajo, ensamblar tareas para los distintos puestos de trabajo, definir reglas y establecer la autoridad, responsabilidad y relación entre ellos.

Definición

La organización es un proceso de definir y agrupar las actividades de la empresa y establecer las relaciones de autoridad entre ellas. Al realizar la función de organización, el gerente define, divide en departamentos y asigna actividades para que puedan ejecutarse de la manera más efectiva.

                                                                                                                        -Theo Haimann

Importancia de organizar

La siguiente es la importancia de la organización:

1. Beneficios de la especialización:

En una organización, el trabajo se divide en unidades y departamentos. Esta división del trabajo conduce a la especialización en diversas actividades de la empresa. Toda la filosofía de la organización se basa en el concepto de división del trabajo en puestos compactos. Esto conduce a la asignación sistemática de puestos de trabajo entre el personal, lo que mejora la productividad y reduce la carga de trabajo. La división del trabajo se refiere a la asignación de la responsabilidad de cada componente organizacional a un individuo o grupo específico. Esto, a su vez, conduce a la especialización, eficiencia y rapidez en el desempeño del trabajo.

 2. Claridad en una relación laboral:

Después de la identificación de un trabajo, la organización también aclara la autoridad y la responsabilidad de las personas de diferentes departamentos. Es un medio de crear coordinación entre los diferentes departamentos de las empresas. Su objetivo es crear relaciones claras de responsabilidad y autoridad entre los diferentes niveles y garantizar la cooperación entre individuos y grupos. La armonía del trabajo es traída por el alto nivel de gestión. Cada empleado conoce a su superior de quien tiene que tomar la orden, ya quien tiene que reportar. Esta relación de trabajo ayuda a fijar la responsabilidad y ayuda a evitar confusiones.

3. Utilización óptima de los recursos:

La organización asegura la utilización óptima de los recursos humanos y materiales. En la organización, el trabajo se asigna según la habilidad y el conocimiento. La claridad en el trabajo antes de lo que se supone que deben hacer los empleados evita confusiones y motiva a los empleados a dar lo mejor de sí mismos.

4. Adaptación al cambio:

El proceso de organización permite que una organización se adapte a los cambios en un entorno empresarial. Por lo tanto, la estructura de la organización se modifica adecuadamente y la revisión del puesto de trabajo y las relaciones planifican el camino para transacciones fluidas. Por lo tanto, la organización proporciona flexibilidad y estabilidad a una organización. Ayuda a una organización a sobrevivir y crecer, a pesar de que las personas se van y se unen. También ayuda a adaptarse a los cambios tecnológicos, nuevos métodos de trabajo, etc.

5. Administración eficaz:

La organización proporciona una descripción clara de los puestos y las relaciones laborales. Ayuda en la administración eficaz al evitar la confusión y la duplicación del trabajo. La organización también reduce la carga de trabajo de la alta dirección al delegar autoridad. Como resultado, la alta dirección se libera del trabajo rutinario y puede concentrarse en la administración de la empresa.

6. Desarrollo del personal:

En el proceso de organización, se capacita a una persona directiva para que adquiera una amplia experiencia en diversas actividades a través de la delegación de autoridad. La delegación permite que el gerente reduzca su trabajo al asignar trabajos futuros a los subordinados. También da tiempo para concentrarse en un trabajo importante. La delegación también desarrolla un sentido de responsabilidad en los subordinados y los motiva a hacer un trabajo más desafiante.

7. Expansión y crecimiento:

El crecimiento de una organización depende totalmente de la eficiencia y fluidez de su funcionamiento. El proceso de organización crea una condición favorable para la expansión y diversificación de la empresa al permitirle desviarse de las normas existentes y asumir un nuevo desafío. La organización permite que una empresa comercial acceda a más puestos de trabajo y departamentos, e incluso diversifica sus líneas de productos. Ayuda en la expansión y el crecimiento del negocio.

Pasos en el proceso de organización

Los pasos a seguir en el proceso de organización son los siguientes:

1. Identificación y división del trabajo: 

La función de organizar comienza con la identificación del trabajo total que se debe realizar para lograr la meta organizacional. El trabajo se divide sistemáticamente para que cada persona tenga una tarea separada para realizar. Esto ayuda a evitar la duplicación innecesaria y el desperdicio de esfuerzos y facilita la especialización de esfuerzos y habilidades.  

2. Departamentalización:

Una vez realizada la identificación y división del trabajo. El siguiente paso es combinar las actividades relacionadas con el grupo en unidades y departamentos. Este proceso de agrupar actividades similares y relacionadas en grupos de grandes unidades o departamentos independientes se conoce como departamentalización. La agrupación puede hacerse en función de la función, producto, cliente, etc. 

3. Asignación de funciones:

Después de agrupar varias actividades en departamentos, el siguiente paso es necesario para asignar el trabajo de diferentes empleados. El deber debe asignarse en función del conocimiento, la calificación, la experiencia y la capacidad del individuo. Debe haber una combinación adecuada entre los requisitos del trabajo y las capacidades de los empleados. 

4. Establecimiento de una relación de informes:

Después de asignar el deber, el siguiente paso es definir claramente la autoridad y responsabilidad de los empleados. Si dos o más personas trabajan juntas por un objetivo común, entonces es necesario definir la relación entre ellas en términos claros. Existe la necesidad de crear una estructura jerárquica y ayudar en la coordinación entre varios departamentos.