Todos los días en los negocios o en cualquier otro campo, hay mucha información que se requiere almacenar para uso futuro. Para cualquiera es muy difícil recordar esa información durante mucho tiempo. Los datos y la información anteriores se almacenan en forma de registro, archivo o papeleo, pero encontrarlos puede ser difícil para nosotros. Toma nuestro mucho tiempo. Para resolver este problema, Microsoft trae un software llamado MS Excel.
Microsoft Excel es un software que permite a los usuarios almacenar o analizar los datos de manera sistemática adecuada. Utiliza hojas de cálculo para organizar números y datos con fórmulas y funciones. MS Excel tiene una colección de columnas y filas que forman una tabla. Generalmente, las letras alfabéticas se asignan a las columnas y los números a las filas. El punto donde se unen una columna y una fila se llama celda. Generalmente, se utiliza para mantener registros, datos en varios campos de negocios.
Algunas características de MS Excel:
- Cálculo automático : esto lo ayuda a calcular un grupo de datos y muestra automáticamente el resultado en el área de estado. También puede crear sus propias fórmulas.
- Compartido : puede compartir su archivo de datos a través de una red.
- Plantillas : nos brinda una variedad de plantillas elegantemente diseñadas para su hogar o negocio.
- Gráficos de Excel: los gráficos de Excel ayudan a transmitir su información de una manera muy fácil. Si elige los gráficos sabiamente y les da un formato limpio, puede entregarles mucha información.
- Formato condicional : ayuda a los usuarios a concentrarse rápidamente en temas importantes de datos o en errores resaltados e identificar patrones importantes en los datos.
- Clasificación y filtrado : se utiliza para clasificar o filtrar datos según sus necesidades. También puede reordenar los datos. Te ahorra mucho tiempo.
- Barras de herramientas : tiene una colección de botones que brindan acceso con un solo clic a los comandos de uso común, como Guardar, deshacer y muchos más.
- Ribbon : tiene comandos y controles de tareas organizadas en pestañas y grupos.
- Ventana de la hoja de trabajo
- Barra de título
- Diseño
- Diseños
Usos de MS Excel:
- Nos ayuda en la entrada de datos.
- Nos ayuda en la gestión de datos o para mantener registros de empleados.
- Administración de cuentas
- Análisis de Negocios
- Cálculos de datos
- Para realizar la recopilación y verificación de datos comerciales
- Cualquier cosa que necesites almacenar u organizar.
Beneficios de MS Excel:
- Es fácil almacenar datos sistemáticamente.
- es una manera muy conveniente
- Podemos recuperar datos cuando sea necesario
- Podemos usar fórmulas matemáticas para calcular datos.
- Nos brinda funciones como protección con contraseña para mantener nuestros datos seguros contra el acceso no autorizado.
- Presentación de datos en forma de tablas, gráficos de barras y muchos más.
- Acceso en línea: los usuarios pueden acceder a los datos desde cualquier lugar.
Proteger una hoja de trabajo
Proteger su hoja de datos ayuda a evitar que otros usuarios agreguen, cambien, muevan, eliminen o modifiquen accidentalmente datos o información en una hoja de cálculo. MS Excel puede bloquear las celdas de su hoja de cálculo de Excel y luego protegerla con una contraseña para que otros usuarios puedan t abrir y acceder a él. Al hacer esto, puede evitar que sus datos sean manipulados. Quien tenga una contraseña válida puede acceder a ella.
Cuando envíe su hoja de trabajo/archivo de datos, debe usar la opción de protección con contraseña.
Opciones de protección:
Hay dos formas de proteger su hoja de trabajo:
- Impedir la entrada de datos para celdas seleccionadas
- Restringir o impedir el acceso al archivo
- Protección de archivos
Impedir la entrada de datos para las celdas seleccionadas
Esta función ayuda a los usuarios a acceder a la hoja de trabajo y ver la información, pero la realización de cambios está restringida solo para las celdas bloqueadas. El usuario puede acceder a aquellas celdas que están desbloqueadas (celdas).
- Bloqueo de celdas
- Desbloqueo de celdas
¿Cómo bloquear las celdas?
Suponga que desea compartir su hoja de trabajo con otros usuarios y probablemente descubrió que hay algunas celdas específicas que no desea que modifiquen. Esto es especialmente para las celdas que contienen fórmulas y celdas de formato especial.
Paso 1: seleccione la celda que desea bloquear.
Paso 2: En el menú, haga clic en la opción de flecha hacia abajo debajo de la sección de alineación como se muestra:
Paso 3: Haga clic en Protección y marque la opción bloqueada.
Paso 4: Luego haga clic en Aceptar .
Paso 5: Debe proteger su hoja de trabajo.
¿Cómo desbloquear celdas?
Nota: Para desbloquear las celdas, primero se debe desactivar la protección de la hoja, luego solo usted podrá desbloquear las celdas.
Paso 1: seleccione la celda que desea bloquear.
Paso 2: En Inicio , haga clic en la opción de flecha hacia abajo debajo de la sección de alineación .
Paso 3: Haga clic en la pestaña Protección y anule la selección de bloqueado.
Paso 4: Luego haga clic en Aceptar . Ahora las celdas están desbloqueadas.
Restringir o impedir el acceso al archivo
Esta característica ayuda a los usuarios a evitar ver la hoja de trabajo, o los usuarios pueden ver el libro de trabajo pero no pueden realizar cambios en él.
Proteger una hoja
- hoja de protección
- Proteger libro de trabajo
1. Hoja de protección:
Puede proteger su hoja de trabajo para que no sea modificada por otro usuario. Esto evita cambios no deseados de otros al limitar su capacidad de edición. Por ejemplo, puede evitar que las personas editen celdas bloqueadas, haciendo cambios de formato para eliminar columnas o filas. La protección con contraseña evita que otros usuarios eliminen la protección de la hoja de trabajo, debe ingresarse para desproteger la hoja de trabajo.
Paso 1: en la barra de herramientas, seleccione la opción de revisión .
Paso 2: Se abrirá un cuadro de diálogo de hoja de protección . Seleccione la opción adecuada.
Paso 3: Marque la casilla que desea que el usuario acceda a las celdas particulares.
- Contraseña para celdas desprotegidas: permite que solo aquellos usuarios que conocen la contraseña válida desprotejan la hoja de trabajo y puedan realizar cambios.
- Permitir que todos los usuarios de esta hoja de trabajo: las casillas marcadas son aspectos a los que cualquier usuario puede acceder y realizar cambios.
Paso 4: Cree una contraseña segura para su hoja de trabajo. Luego haga clic en Aceptar como se muestra:
Paso 5: vuelva a ingresar la contraseña en el cuadro de diálogo de contraseña confirmada. Luego haga clic en Aceptar.
Finalmente, su hoja está protegida.
¿Cómo desproteger la hoja?
Paso 1: en la barra de herramientas, seleccione la opción de revisión .
Paso 2: seleccione la opción de hoja desprotegida como se muestra:
Paso 3: Ingrese la contraseña en el cuadro de diálogo Desproteger hoja.
Paso 4: Luego haga clic en Aceptar .
Finalmente, su hoja está desprotegida.
2. Proteger libro de trabajo
Esta función evita que otros usuarios vean los detalles ocultos de las hojas de trabajo, agreguen, muevan o eliminen hojas de trabajo. Puede proteger la estructura de su libro de Excel con una contraseña. Al usar la protección del libro de trabajo, otros usuarios no pueden cambiar su estructura, el orden de las hojas de nuestro libro de trabajo y muchos más.
Paso 1: en la barra de herramientas, seleccione la opción de revisión .
Paso 2: haga clic en la opción Proteger libro de trabajo como se muestra arriba.
Paso 3: haga clic en la estructura en el cuadro de diálogo proteger estructura y ventana.
Paso 4: Cree una contraseña para su libro de trabajo.
Paso 5: Luego haga clic en Aceptar .
Paso 6: Vuelva a ingresar la contraseña y haga clic en Aceptar .
Finalmente, su libro de trabajo está protegido.
¿Cómo desproteger el libro de trabajo?
Cuando el libro de trabajo está desprotegido, los usuarios ahora pueden cambiar la estructura y las ventanas de su libro de trabajo.
Paso 1: en la barra de herramientas, seleccione la opción de revisión.
Paso 2: Haga clic en proteger libro de trabajo .
Paso 3: Ingrese su contraseña.
Ahora que su libro de trabajo está desprotegido, significa que cualquiera puede cambiar la estructura de su libro de trabajo.
Protecciones de archivos
Esto evita que otros usuarios accedan a los datos de sus archivos de Excel. Los usuarios pueden abrir el archivo si tienen una contraseña válida. Los usuarios ni siquiera pueden ver el archivo sin una contraseña.
Paso 1: Haga clic en la opción de archivo.
Paso 2: Seleccione la opción de información en la barra de menú del lado izquierdo.
Paso 3: haga clic en la opción proteger libro de trabajo.
Paso 4: Ahora seleccione la opción Cifrar con contraseña como se muestra:
Paso 5: Cree una contraseña e ingrésela en el cuadro de diálogo de encriptar documento.
Paso 6: Vuelva a ingresar la contraseña
Paso 7: Luego haga clic en Aceptar .
Ahora su archivo está protegido con una contraseña. Siempre que otros usuarios quieran abrirlo, primero solicitará una contraseña y luego solo se abrirá.
Estas son algunas formas en que puede proteger su hoja de otros usuarios.
Publicación traducida automáticamente
Artículo escrito por saptarishimondal y traducido por Barcelona Geeks. The original can be accessed here. Licence: CCBY-SA