Microsoft Excel es una herramienta poderosa y también muy útil. Tiene varias características para facilitar nuestro trabajo. Una de esas características es la validación de datos. Ahora suponga que desea que el usuario ingrese algunos valores específicos en las celdas y, para eso, debe establecer algunas reglas predefinidas para que el usuario no pueda ingresar otros valores y ahí es donde interviene la validación de datos.
La validación de datos le da el control para recibir entradas particulares de los usuarios. Todos nos hemos encontrado con el uso de esta función en nuestra vida cotidiana, un ejemplo de ello es al completar formularios en los que la celda de edad aceptará números de manera similar, la columna de nombre acepta texto con caracteres limitados y los datos de nacimiento tendrán años antes. definido para descartar a los candidatos no elegibles.
Validación de datos:
La función de validación de datos se puede encontrar en la pestaña DATOS de la cinta de Excel (como se ve en la imagen a continuación).
Después de hacer clic en Validación de datos, aparece un menú.
Seleccione Validación de datos y aparecerá un cuadro de diálogo.
Hay 3 pestañas en el cuadro de diálogo.
- Configuración: Esto lo ayudará a seleccionar el tipo de datos y el tipo de datos que desea que se completen en la fila o columna deseada.
- Mensaje de entrada: esta pestaña ayudará a informar al usuario sobre las restricciones que ha decidido para la fila/columna. Alertará al usuario para que ingrese el conjunto correcto de valores.
- Alerta de error: la pestaña de alerta de error ayudará al usuario a saber que ingresó datos no válidos.
Nota: La función de validación de datos no es 100 por ciento confiable. Si intenta copiar los datos de celdas que no tienen reglas de validación definidas y luego intenta pegar esas celdas en celdas que tienen validación de datos, toda la parte de validación desaparecerá. Básicamente, las reglas de validación se modifican desde la celda correspondiente según el contenido de la celda copiada.
Ejemplo de validación de datos
Tomemos el ejemplo de llenar un formulario. El formulario requiere su nombre, que tiene un límite de 3 a 7 caracteres, requiere su fecha de nacimiento y tiene una lista de ciudades para el centro de examen. Sin considerar todos los demás requisitos a partir de ahora.
El formulario se ve así.
Para aplicar la validación de datos con un límite de palabras de 3 a 7 caracteres para la celda Nombre .
Paso 1: Seleccione la celda vacía frente al Nombre.
Paso 2: en la pestaña DATOS de la cinta, seleccione Validación de datos .
Paso 3: Aparecerá un cuadro de diálogo.
Paso 4: en el cuadro de diálogo de la pestaña de configuración, en el menú desplegable, seleccione Longitud del texto (como se muestra en la imagen a continuación).
Paso 5: Queremos que nuestro usuario ingrese el nombre entre 3-7 caracteres, entonces en la columna Mínimo escribiremos 3 y en la columna Máximo escribiremos 7 y luego hacemos clic en Aceptar .
La fila Nombre ahora aceptará solo texto de entre 3 y 7 caracteres.
Para utilizar la validación de datos como fecha de nacimiento:
Paso 6: seleccione la celda frente a Datos de nacimiento en Excel.
Paso 7: Repita los pasos 2 y 3 .
Paso 8: En este paso, en lugar de seleccionar la longitud del texto, debe seleccionar Fecha (como se muestra en la imagen a continuación).
Si lo desea, el usuario debe haber nacido entre el 1 de enero de 2000 y el 1 de enero de 2021. Ingrese la fecha de inicio como 1 de enero de 2000 y la fecha de finalización como 1 de enero de 2021.
Paso 9: Haga clic en Aceptar.
Ahora, la fila Fecha de nacimiento aceptará fechas entre el 1 de enero de 2000 y el 1 de enero de 2021.
Para usar la validación de datos como una lista:
Paso 10: Seleccione la celda vacía frente al Centro de examen .
Paso 11: Repita los pasos 2 y 3 .
Paso 12: Seleccione Lista (como se muestra en la imagen a continuación).
Desea agregar «Kanpur», «Agra», «Aligarh», «Lucknow», «Varanasi» a la lista.
Paso 13: agregue los nombres en la columna de origen separados por una coma ( , ).
Paso 14: Haga clic en Aceptar.
La celda del centro de exámenes se verá así.
Ha creado correctamente un formulario con 3 requisitos mediante la validación de datos.
Publicación traducida automáticamente
Artículo escrito por sakshiravindrasinghal y traducido por Barcelona Geeks. The original can be accessed here. Licence: CCBY-SA