Sistema de contabilidad computarizado: significado, características, ventajas y desventajas

El sistema de contabilidad de una empresa es el núcleo de su gestión financiera, ya que procesa todas las transacciones dentro de la organización. Un sistema de contabilidad computarizado es una aplicación de software que automatiza los registros financieros y los procesos de informes para hacerlos más rápidos, más precisos y más fáciles de administrar. Reduce la entrada manual de datos, elimina las operaciones redundantes y reduce el riesgo de errores contables con controles integrados. Un sistema de contabilidad es un conjunto de procedimientos y sistemas de mantenimiento de registros para administrar las actividades financieras y operativas de una organización. Básicamente, es un método para rastrear y administrar las finanzas del negocio.

Lo que hace el software de contabilidad:

• El software de contabilidad automatiza y agiliza los procesos contables mediante el uso de computadoras para registrar y rastrear las transacciones financieras de una empresa.
• Es un software para el mantenimiento y análisis de registros financieros.
• Registra la compra de bienes y servicios, el valor de las ventas y otras transacciones financieras. 
• El software de contabilidad ahorra tiempo, dinero y recursos. 
• Es una herramienta comercial para la contabilidad y otras operaciones financieras. Los contadores usan este software para registrar y rastrear transacciones financieras.
• El software está diseñado para hacer que las tareas de contabilidad sean más fáciles y precisas.

Características de un Sistema de Contabilidad Computarizado:

1. Seguridad de los datos: un sistema de contabilidad computarizado permite a los usuarios almacenar sus datos en una ubicación central. De esta manera, si se pierde algún papel que contenga información valiosa, nadie corre el riesgo de que le roben su información. Por lo tanto, todos los datos se almacenan en una ubicación central.

2. Informes mejorados: en el software de contabilidad, varias cosas están automatizadas y muy pocas cosas se registran manualmente. Esto ayuda a mejorar los informes de transacciones y extractos. 

3. Precisión y velocidad: la automatización de los procesos contables con la ayuda de varios programas de contabilidad garantiza que el trabajo contable se realice de forma rápida y precisa.

4. Escalabilidad: el sistema de contabilidad computarizado es tan flexible como para adaptarse al volumen de negocios cambiante. 

5. Toma de decisiones rápida: dado que un sistema de contabilidad computarizado genera información en tiempo real, los gerentes rápidamente toman decisiones o soluciones instantáneas para un problema en particular.

6. Funciones avanzadas: mientras que algunos programas de contabilidad están diseñados para propietarios únicos y propietarios de pequeñas empresas, otros están diseñados para empresas más grandes. Si el negocio se opera a gran escala, es posible que desee considerar un sistema de contabilidad computarizado que venga con funciones como administración de inventario y acceso de múltiples usuarios.

7. Confiabilidad: un sistema de contabilidad computarizado produce información contable estándar y precisa de manera consistente.

Ventajas del sistema de contabilidad computarizado:

1. Precisión: Los errores contables son uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas en su proceso contable. El software de contabilidad está diseñado para anticipar errores comunes y corregirlos antes de que se agreguen a los registros de la empresa. Es más preciso que la mayoría de los sistemas manuales.

2. Simplicidad: independientemente del tamaño de una empresa, el software de contabilidad está diseñado para ser sencillo y fácil de usar. Esto significa que incluso los nuevos empleados pueden entender rápidamente cómo usar el sistema y registrar sus actividades financieras.

3. Precisión del informe financiero: el software de contabilidad está diseñado para ser completamente preciso. Las empresas pueden estar seguras de que sus informes financieros no tienen errores. Esto significa que los gerentes pueden tomar decisiones rápidamente en función de los datos contables.

4. Informes financieros estandarizados: el uso de software de contabilidad en una empresa garantiza la producción de estados financieros estándar a lo largo de los años. Estos informes son muy importantes cuando se compara el desempeño financiero de una empresa a lo largo de los años, o cuando se comparan diferentes negocios que tienen una operación similar.

5. Mayor Control: Un sistema de Contabilidad computarizado ayuda a la gerencia de una empresa a tener mayor control sobre sus operaciones. Esto es más adecuado para una empresa de gran tamaño y con varios departamentos. Toda la información vital está fácilmente disponible con un solo clic.

6. Integración: la mayoría de los sistemas de contabilidad suelen estar integrados con otros sistemas de contabilidad vitales, como la banca en línea. Esto significa que los procesos comerciales importantes se realizan juntos y con rapidez.

Desventajas del sistema de contabilidad computarizado:

1. Costo : aunque el software de contabilidad está diseñado para simplificar la contabilidad y reducir el costo de los servicios de contabilidad, también puede ser costoso configurarlo y mantenerlo. Muchas empresas deciden utilizar sistemas de contabilidad computarizados una vez que han alcanzado un cierto nivel de crecimiento.

2. Falta de experiencia : a muchos dueños de negocios les gusta llevar su contabilidad internamente. Esto significa que es posible que no quieran depender de un servicio externo para manejar su contabilidad. En este caso, pueden optar por utilizar sistemas manuales hasta que tengan los recursos para implementar herramientas de contabilidad computarizadas.

3. Costos elevados de instalación y capacitación:   el costo del software de contabilidad depende de su uso . Algunos software tienen precios muy altos que son inasequibles para la empresa. Además de los costos de adquisición, los costos de instalación y capacitación también pueden ser muy altos y estar fuera del alcance de la empresa.

4. Interrupción del trabajo: a medida que se introducen en el mercado nuevas versiones tanto del hardware como del software, las empresas necesitan actualizarlas con regularidad. Los empleados deben volver a capacitarse para el uso eficiente de estas nuevas herramientas. La reinstalación y la readaptación resultan en una interrupción del trabajo. 

5. Pérdida de seguridad en el empleo: la adopción de software de contabilidad computarizado significa que menos empleados realizan mucho trabajo. Tal movimiento a veces conduce a despidos. Cuando no se han realizado despidos, los empleados viven con el temor de perder el trabajo de forma anticipada.

6. Precisión comprometida: la precisión de los registros financieros es tan buena como los datos introducidos en el software de contabilidad, de ahí el dicho, «basura que entra, basura que sale». producir información contable defectuosa o engañosa.

7. Fraude potencial: dado que la mayoría de los datos financieros/contables se almacenan en la nube, los piratas informáticos profesionales pueden obtener acceso a los registros de una empresa. Tales acciones pueden exponer los activos de una empresa a mayores riesgos.

8. Fallas Técnicas: El software de contabilidad puede quedar inutilizado, cuando las instalaciones donde se aloja una empresa se ven afectadas por fallas técnicas, tales como cortes regulares de energía y ataques de virus informáticos.