Access es un sistema de administración de bases de datos que forma parte del conjunto de Microsoft 365 y una base de datos en Access se compone de cuatro objetos: tabla, consulta, formulario e informe. En este artículo, analizaremos brevemente todos estos objetos y comprenderemos cuál es la contribución de cada tipo de objeto en una base de datos relacional.
Mesas:
En las bases de datos de Access, los datos se almacenan en forma de tablas. Una tabla es una combinación de filas y columnas, pero en Access los términos utilizados para filas y columnas son registros y campos respectivamente.
Por ejemplo: Considere una tabla ESTUDIANTE (Roll no, S-name, Subject, Marks)
En la tabla STUDENT, los campos Rollno, S-name, Subject y Marks son campos. Un campo organiza los datos según su tipo de datos, es decir, un campo en particular contendría un tipo de datos similar para cada registro. Para agregar otra columna Calificación a la tabla de estudiantes, haga clic en Haga clic para agregar y seleccione el tipo de datos de la lista desplegable y, por último, cambie el nombre del campo a Calificación. Agregue valores para Calificaciones a los registros y ahora la nueva tabla se vería así:
Consultas:
Teniendo en cuenta el escenario en el que el usuario necesita recuperar solo unos pocos registros de una tabla, ver la tabla completa no sería una mejor opción. Por lo tanto, las consultas se utilizan en tales casos. Las consultas devuelven un pequeño porcentaje de registros de una tabla. Mientras creamos una consulta en Access, definimos condiciones específicas para la búsqueda con el fin de encontrar los datos deseados.
Por ejemplo: en la tabla de estudiantes anterior, para seleccionar registros de estudiantes que obtuvieron calificaciones superiores a 70, un diseño de consulta se verá así:
El resultado de la consulta anterior es:
De esta forma, la consulta de objetos de Access ayuda a ver, analizar y modificar los datos almacenados en las tablas.
Formularios:
Básicamente, los formularios son objetos a través de los cuales un usuario puede modificar, agregar o mostrar los datos almacenados en la base de datos de Access. Dado que varios usuarios van a utilizar los formularios, se hace necesario prestar atención eficiente al diseño del formulario, para mantener la precisión de los datos ingresados por los usuarios.
Por ejemplo: Para la tabla Estudiante, el formulario se puede diseñar de la siguiente manera:
Informes:
Los informes proporcionan resúmenes de datos formateados que son apropiados para imprimir. En Access, podemos crear un informe a partir de cualquier tabla o consulta. Los componentes de una base de datos se pueden presentar en un formato fácil de leer mediante informes.
Por ejemplo : un informe que represente los datos de la tabla de estudiantes agrupados según las materias será como se muestra a continuación:
